和戸先生、いつも役立つ情報をありがとうございます。
私は昨年社会人になったばかりで、今は営業部門で、毎日忙しくしています。実は、毎週の営業会議で議事録担当になったのですが、毎回、ファイル名やファイルの更新日時を正しく入力しなければなりません。これまでは、いちいち確認して入力していたのですが、もっと簡単に正確に入力できる方法はないでしょうか。よろしくお願いします。
お仕事、ご苦労様です。会議の議事録を書かれているのですね。大切な記録ですから、確かにファイル名や日時を間違えると大変ですね。ワードには、こうした情報を自動的に入力する機能がありますので、それを利用すると良いでしょう。また、入力するのは、「ヘッダー」と呼ばれるページ上の余白部分がおすすめです。邪魔になりませんし、ヘッダーの情報はすべてのページに自動的に表示されるので、議事録のページが増えても、全ページに確実に表示されますよ。なお、ページ下端の余白は「フッター」といい、本講座で扱う内容と同じように編集ができます。今回は「ヘッダー」での入力方法を紹介します。
Before after 注︰サンプル文章は、Word 2013で作成しております。その他のバージョンでは一部見え方が異なる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
サンプルが必要な方は、下記のワードのファイルをダウンロードしてください。
ダウンロードするには、ファイル名を右クリックして、メニューから「対象をファイルに保存」を選択してください。
本講座では、ファイルの保存先を《ドキュメント》としています。
ダウンロード方法がわからない場合は、下記ページをご参照ください。
ヘッダーとはページ上端の余白のことです。ワード文書では、ヘッダーに文字を入力すると、すべてのページに自動的に表示されるという特徴があります。このため、ファイル名や文書作成者の名前、文書を保存した日時などの情報を表示することがあります。サンプルの議事録では、以下の3つの情報を表示しています。
このうち、作成者の名前は直接入力していますが、ファイル名と最終更新日時は、ワードの自動入力機能で入力しています。なお、画面はWord 2013ですが、Word 2003 ⁄ 2007 ⁄ 2010で操作方法が異なる場合は、適宜、補足します。
まずは、ヘッダーを編集できる状態にして、作成者の名前とファイル名の2つの情報を入力するまでの手順を説明します。作成者の名前は直接入力しますが、ファイル名はワードで自動的に入力します。
Word 2003の場合は、[表示]の[ヘッダーとフッター]を選択すると、ヘッダーが編集可能になります。
次に、文書の最終更新日時を入力します。最終更新日時とは、文書が最後に修正されて保存された日時のことです。情報は自動的に入力されるので、わざわざ調べる必要はありません。
Word 2003の場合は、[挿入]の[フィールド]を選択します。あとの手順はWord 2013と同じです。
Word 2007⁄2010の場合は、[デザイン]タブの[挿入]で[クイックパーツ]ボタンをクリックしてメニューを表示し、[フィールド]を選択します。あとの手順はWord 2013と同じです。
すべての情報を入力したら、最後に全体を右揃えにして編集を終了しましょう。このように、ヘッダーの文字にも、本文と同様に左右の位置揃えを設定することができます。
Word 2003の場合は、[書式設定]ツールバーの[右揃え]ボタンをクリックします。
ヘッダーに情報を入力するポイントは、次のとおりです。
今回は「ヘッダー」を取り上げましたが、ページ下端の余白である「フッター」にも、同様にして情報を入力できます。場所が異なるだけで編集方法に違いはありませんので、ヘッダーとあわせてフッターも活用してみてください。
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