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  5. 3つのルールを覚えるだけ!これであなたもファイル整理の達人(1/3)

ファイルの整理方法に困っていませんか?

散らかる原因は、ルールが決まっていないこと

ファイルが散らかってしまうことの原因の多くは「ファイルを扱うルールが決まっていない」ケースです。
例えば、友達の田中さんに送るための手紙をワードで作成した場合を考えます。そのワードファイルを保存する際、どのような名前を付けて、どのフォルダーに保存するでしょうか?

散らかってしまう人は、あるときは「tanaka」というファイル名を付けてデスクトップに保存し、あるときは「田中さんあて」として、マイドキュメントに保存したりします。つまり、ファイル名の付け方や保存のしかたが決まっていないわけです。
これでは、散らかってしまうのも無理はありません。

ファイルを整理するために、ここではシンプルな3つの「ルール」を作ります。
それだけで、ファイルの整理はずっと簡単になり、自然と、散らからないようにできます。では、早速始めましょう。

[ルール1]ファイル名の付け方のルールを作る

ファイル名は「日付+種類」で付ける

ファイル名を付けるルールは「日付」+「ファイルの種類」としましょう。友達の田中さんに送るための手紙をワードで書いたのが3月2日ならば、「20120302_手紙」のようにします。
このようにすれば、パソコンでは日付別にファイルが並び、同じ日付ならば種類順にファイルが並びます。きれいに整理された書類入れのように、わかりやすくなります。

このときに意識して決めておきたいのが、日付と種類の付け方、そして、間に入れた「つなぎの記号」の、3つのルールです。

日付はファイルの完成日、または使う日を、ケタ数を決めて入れる

日付は、「20120302」のように年を西暦4ケタ、月、日をそれぞれ2ケタで入れます。ファイル名が長くなるのがいやだったら、西暦の下2ケタでもかまいません。ケタが空くときは、例えば「3」なら「03」のように必ずゼロを入れます。そうすれば日付順にきれいに並びます。

入れる日付は、そのファイルの更新日、または利用する日にしましょう。家計簿など継続的に追記する必要のあるファイルであれば、最後に更新した日の日付を入れることでわかりやすくなります。一方、旅行の行程表など決まった日に利用するためのファイルであれば、作成した日付よりも利用日を入れた方が、後々、いつの書類だったかがわかりやすくなります。

「つなぎの記号」を決める

上に紹介した例では「20120302_手紙」と、種類と日付の間をアンダーバー(_)でつなぎました。よく使われるつなぎの記号は、ハイフン(-)かアンダーバーです。記号なしでも問題はありませんが、あったほうがファイル名が見やすくなります。

種類はできるだけ簡潔に。日本語か英語かを決める

種類は、例えば「手紙」「家計簿」「パンフレット」のように、そのファイルが何だかわかる簡潔な単語を使います。このとき、日本語で「手紙」、英語で「letter」、またはアルファベットで「tegami」とする方法があります。基本的には日本語が使いやすいでしょう。

ルールを決めていない適当な名前のファイルが並ぶ画面イメージ

ルールを決めていないと、思い思いに付けた適当な名前のファイルが増え、何が何だかわからなくなってしまいます。

どれが何のファイルかすぐにわかる画面イメージ

ファイル名のルールを決めておけば、どれが何のファイルかすぐにわかります。

[ルール1]のポイント
  • ファイルの種類を日本語、英語、アルファベットのどれで付けるか決める
  • つなぎの記号を決める
  • 日付の書き方を8ケタにするか6ケタにするか決める

「途中のバージョン」のファイル名の付け方も決めよう

もうひとつ、ファイルを散らかさないための大事なルールがあります。文書の作成中など、「途中のバージョン」のファイルを保存することがありますが、そのとき「途中」「最終」「本当に最終」のように、よくわからないファイル名が増えてしまうことはないでしょうか。

あらかじめ「数字2ケタでバージョン番号を付ける」というようにルールを決めておけば、このようなことは避けられます。必要があれば、バージョン番号のうしろにメモを加えてもOKです。

場当たり的な名前を付けた、大事なファイルがわからない画面イメージ

このように場当たり的な名前を付けた途中のファイルが増えてしまうと、どの順番で保存したのか、どれが大事なファイルなのかがわからなくなってしまいます。

バージョン番号を付けて整理された、保存した順番がよくわかる画面イメージ

バージョン番号を付けて整理すれば、保存した順番がよくわかります。重要なファイルにメモを加えても、バージョン番号順に並び、わかりやすくなります。