掲載日:2008年3月24日

そろそろ桜の花咲く春の訪れ。新しく社会人として羽ばたく皆さん、ビジネスマナーはちゃんとマスターできていますか?また、新入社員を見ながら「最近の若い者は〜」と言っている皆さんも、逆に自身のビジネスマナーを見直すよい機会です。本記事ではビジネスマナーの基本からクイズ形式で各種マナーをご紹介します。ぜひチャレンジしてみてください。
やむを得ない理由で遅刻しそうな場合にも、連絡を入れることは必須のマナーです。特定のアポイントメントがなくとも、上司や同僚に心配をかけるほか、何時頃に出社できるのかわからないと仕事が進まないこともあります。寝坊やミスで遅刻することは誰にでもあります。「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」することで、危機管理能力を示すことにもなる、と前向きに考えてみてはいかがでしょうか。
体調不良で欠勤する場合は、家族などではなく必ず自分で連絡を入れるようにしましょう。最近は会社によってメールで連絡するよう指示を受ける場合もありますが、基本は電話での連絡が原則です。病気にかかってしまうことは致し方ないことですが、自身の体調管理も社会人としての務めです。少々のことでは休まない部下というのはそれだけで上司にとってありがたいものです。その点を忘れないようにしてください。
ビジネスにおいて、もっともむずかしいとされているのが「断り方」です。自分の仕事の優先順位がしっかりと見えている人ほど、お客様や上司、先輩、同僚などからの依頼を断らなければならない状況に必ず遭遇します。しかし、実際には絶対に無理な依頼でも、そのまま伝えるのはマナー違反です。あくまでも謙虚に自社の力不足やタイミングの悪さ、体制不足などを引き合いにしつつ、謝罪の文言を添えてお断りするのがよいでしょう。
最近ではフリーアドレスオフィス(座席が自由に選べるオフィス)も一般化していますが、多くは自身の座席が割り振られていることと思います。その場合は無理に荷物をコンパクトにまとめておく必要はありません。しかし、仕事で必要な書類などは毎日発生するので、つい山積みにしがちです。これでは「必要なものがどこにあるのかわからないのでは?」「山が崩れるのが怖い…」という印象を与えることになりかねません。自分だけの視点ではなく、他人にどう思われているのかも意識しながら仕事に臨んでください。
基本は外出先と戻り時間があらかじめわかるようにして出かけるもの。最近ではパソコンのグループウェアと呼ばれるソフトなどで自分のスケジュールを共有できるようになっていますが、その場合でも出かける際は一声かけるほうがよいでしょう。同僚や先輩、上司が真剣に仕事をしているとなかなか話しかけづらい場合もあると思いますが、元気よく挨拶をして疎ましく思われることはまずありません。
日本人の名前はバリエーションも多く、読みづらい場合も多々あります。名刺をもらった際に少しでも読みづらいと感じれば、その場で聞いてしまうのがよいでしょう。本当に読みづらい名前の方は名前を聞かれることに慣れていますし、その場でお聞きすることは失礼ではありません。逆に間違った呼び方を続けたり、後になって聞く方が失礼に当たります。ただし、業界で著名な方、会社を代表するような方など、あらかじめ名前を調べることが可能な場合は、必ず事前に調べておくようにしましょう。
他社の人に会っている時、自社の上司を「さん」付けや「役職」を後に付けて呼ぶのは妥当ではありません。○○が社長であることを明示したい場合は、「弊社社長の○○が」などとして、役職を前に持ってきたらよいでしょう。一方、他社の人をお呼びする際、名前の後に役職を付けて、さらにその後に「様」や「さん」を加えるのは敬語が重複しており、不適切だとされています。ただし、これはあくまでも一般論です。業界や会社、商慣習によってはまかり通っている言い回しもあります(例:メールの冒頭に××社長殿などと記述する)。
基本的に入口から遠い所が上座、逆に近い所が下座となります。しかし、座るべき場所は、ビジネスマナーの本によって解釈が異なるほか、訪問したときの立場や訪問先の習慣によっても違いが生まれます。どうしてもわからない場合は案内係の方にどこに座ったらよいか尋ねましょう。(右図:番号が小さいほど立場が上)
座席に上座下座があるようにエレベータに乗る際にもあります。エレベータでも基本は同じで奥のほうが上座とされています。そのため、目上の人に操作盤を操作させたり、出入り口付近に誘導するのは失礼に当たります。エレベータのほか、車や列車、飛行機に乗る場合にも座るべき座席があるので注意してください。なお、訪問先のエレベータやそのビル近辺で打ち合わせの感想を漏らすのは避けたほうがよいでしょう。不適切な内容ではなくとも、関係者がいれば、風聞となりあまりよい印象を与えません。
パートタイムジョブ(時間給)でない限り、定時になったからといって何もいわずにすぐに帰ってしまうのは考えものです。しかし、上司がいる間はずっと残らなければならないかというとそうではありません。仕事がないか一声かけて帰宅する分には、むしろよい印象を与えることができるかもしれません。残業の多い職場でどうしても定時に帰りたい場合、あらかじめ伝えておいたほうがよいこともあるので必ず確認するようにしましょう。