たとえ5分程度の離席であっても、席を立つ場合は必ずログアウトするのが基本です。とはいえ、毎回ログアウトするのは大変、という場合は、一定時間が経てばスクリーンセーバーが自動的に立ち上がるように設定しておくか、キーボードのWindowsボタン＋「L」を押して直接ロックをかけるのがよいでしょう。最近ではスクリーンセーバーを設定していないと会社の情報システム部門から警告を受ける場合もあります。

パスワードの設定では、辞書に載っているもの、机の周りにあるパソコンの管理番号、自身の名前を逆にしたもの、などは避けるようにしましょう。また、単純に長い文字数（最低8文字以上、14文字以上であればよりいい）で、大文字、小文字、数字、記号を組み合わせると非常に破られにくいパスワードになります。ただし、正解のCの答えでもその総組み合わせ数は約7200兆通りで、一定の性能を持つスーパーコンピューターを使えば100日弱で推測することが可能です。そのため、2か月程度を目安に定期的に変更するように心がけましょう。

まずはメールが届いていることを伝えてあげるのが、お客様を安心させるうえでもよりいいといえます。しかし、残念ながらメールの基本機能には確実に届いたことを担保できる仕組みが備わっていません。開封確認を付けることも可能ですが、この機能は開封してほしい側が送らなければ利用できないほか、開封側も確認した旨を送付しなければ利用できません。そのため、重要なやり取りの場合は、必ずどこかで1本電話での確認を行うようにするのが理想です。「メールと同じことを電話してきて意味がない」といわれる方がいますが、これは誤解です。

TO、CC、BCCの使い分けは、メールにおいてもっとも押さえておきたい重要な機能の1つです。TOは返信を期待する対象者で必須入力の項目になります。CCには送信していることを共有したい対象者、BCCには送信の事実だけを知らせ、送信先を互いに知らせない対象者を入れます。互いに面識のない人に一斉送信する場合は、TOに自分のアドレスを入れるようにし、BCCに送信する人のアドレスを入れます。ただし、この方法は誤ってCCに入れてしまう可能性もあるので、できれば「メーリングリスト」などでミスが起きない環境作りを目指しましょう。

会社のパソコンやその中のデータ、ネットワークは会社の資産です。そのため、私用で利用することは会社の備品などを無断で持ち帰るのと同じことです。たとえば大きなファイルをダウンロードした場合、それだけ会社の回線を逼迫（ひっぱく）していることになります。たとえ就業時間外であっても私用での利用は控えたほうがよいでしょう。とはいえ、職場によってその判断は分かれるところでもあります。まずは会社の規則に従うようにしてください。

Q5の解説でも述べたように会社のパソコン、その他機器は会社の資産です。毎日確認しているからといって、会社のメールを趣味のメルマガなどに利用することはもちろん、プライベートな内容で利用することは避けた方がいいでしょう。社内の人間と、仕事と関係のないメールをやり取りするのも考えものです。ましてや機器そのものを許可なく持ち帰るのは厳禁。しかし、お客様とのやり取りの中で発生するプライベートな話題はその話題に対応すること自体が業務の一環と考えられます。ただし、度が過ぎたプライベートな話題は慎みましょう。

ノートパソコンやUSBメモリはデータの漏えいを促す可能性があり、最近では私物の持ち込みを禁止する企業が増えました。持ち込み自体が許可されている場合でも個人情報や会社の機密情報は決してコピーしないように注意しましょう。自宅をはじめ社外で作業したいからとついつい情報を持ち出してしまいがちですが、今やどのような経路でウイルスに感染するとも限りません。USBメモリは紛失もしやすいので、利用には十分注意しましょう。

ウイルスに感染した場合、またはその疑いがある場合、会社で定められた方法を実行するか、情報システム担当者に相談しましょう。感染時点ですぐに駆けつけてくれる場合も多いのですが、LANケーブルを抜くなどの処置を自分でするよう指導されるケースもあります。また、パソコンにいくら詳しくても対処方法は会社によって異なります。自分で解決しようとするのは避けましょう。また、そもそもウイルスに感染しないようにメールの添付ファイルなどは不用意に開かないようにしてください。

個人情報保護法の施行後、シュレッダーや機密文書廃棄ボックスなどが設置され、利用する機会も増えたことだと思います。Bの答えは、まったく意味のない文字列であれば個人情報に該当しないように思えます。しかし、中には個人名をメールアドレスに設定しているケースもあり、個人を特定できる可能性もあります。その場合は個人情報に該当するため、所定の方法で廃棄しなければなりません。

パソコンの動作がおかしいと感じたらすぐに上司や情報システム部門に相談しましょう。また、異音を発する場合、ハードディスクの異常などが考えられます。その場合、破損してしまうと復旧には膨大なコストと手間がかかることがあり、最悪二度とデータは戻ってきません。データは会社の重要な資産で、利用者に管理を任されているのです。これを喪失してしまうことは管理責任を問われることにもなります。パスワードの警告は、パスワードに期限が設定されているだけなので、指示に従って変更すれば特に報告の必要はありません。