掲載日：2008年4月22日
ビジネスシーンでは、複数の形式（種類）の文書ファイルや資料ファイルを扱います。普段からいろいろなアプリケーションで文書/資料ファイルを作成したり、閲覧したりしていることでしょう。多くのデータ形式の中で、ビジネスシーンでもっとも使われているといっても過言ではないのが、PDF形式です。ここではPDF形式の文書/資料ファイルをより活用するために、さまざなテクニックや補助ソフトウェアをご紹介しましょう。
PDF（Portable Document Format）形式とは、アドビ システムズ社が開発したファイル形式です。以下に挙げるような特徴と利点を持ち、現在では汎用性を求められる文書ファイルのデファクトスタンダード（事実上の業界標準）的な存在になっています。身近なところでは、パソコン本体や周辺機器のマニュアルがPDF形式の電子マニュアルとして提供されたり、社外向けの文書/資料がPDF形式で配布されたりすることが増えています。PDF形式のファイルに触れたことのある人も多いのではないでしょうか。
PDF形式の利点を簡単にまとめましょう。1つは汎用性です。アドビ システムズ社が無償で配布している「Adobe Reader」をパソコンにインストールすれば、PDF文書を参照できます。Adobe ReaderはWindows環境だけでなく、Mac OS用やLinux用など、さまざまなOS環境に対応している点も魅力です。さらに、各種のPDA（携帯情報端末）や携帯電話でも、PDF文書を閲覧できるビューワーを搭載した製品があります。
こうした汎用性は、もう1つのメリットも生み出します。PDF文書を閲覧できる環境なら、OSに関係なく、文書のレイアウトや画像、書体（フォント）などを同じように再現できるのです。制作者の意図を正確に伝えられるのも、PDF形式の大きな利点です。
また、PDF形式はセキュリティに関しても配慮されています。PDF作成時に、暗号化や著作権保護、改ざん対策といった機能を加えることができ、特定の相手だけに閲覧を許可したり、文書をロックして編集を禁止したりすることも可能です。また、文書ファイル内の文字や画像などのコピー＆ペーストを禁止したり、印刷を禁止したりする設定も可能です。オフィスの情報漏えいが大問題に発展する現在、とても心強い機能といえるでしょう。
そのほか、検索性や管理性、ペーパーレスによる省資源化なども、PDF形式が持つ利点です。PDF形式は任意のキーワードで全文検索ができ、デジタルの"しおり"も使えます。大量の文書/資料ファイルからでも、欲しい部分を簡単に見つけられるので効率的です。また、詳しくは後述しますが、紙の文書/資料をスキャナで読み取って、PDF形式で保存することもできます。ペーパーレスによるオフィスの省資源化や省スペース化と合わせて、PDF形式の優れた検索性や管理性で仕事もスピーディになります。
Adobe Readerがインストールされていない場合は、
右のアイコンからダウンロードしてください。
「Adobe Reader」は、アドビ システムズ社が無償で配布しているソフトウェアで、PDF文書の閲覧と印刷に特化したものです（PDF形式の文書ファイルを作成する方法は後述します）。まずは、Adobe Readerの便利な使い方をいくつか紹介しましょう。いずれも簡単な設定や機能ですが、Adobe Readerがぐっと使いやすくなります。
※本記事は記事執筆時点で最新のAdobe Reader 8をもとに制作しています。
○PDF文書から必要な部分をテキスト形式で抜き出す
PDF形式の文書/資料ファイルからは、一部の文章や文字列だけをテキスト形式で抜き出すことができます（セキュリティ設定などによって不可能な場合もあります）。別の文書や資料を作る際、一部分を引用したいときに便利です。
PDF文書から、可能な限りすべての文字をテキスト形式で抜き出す方法です。PDF文書を開き、Adobe Readerのメニューバー「ファイル」-「テキストとして保存」を実行します。「名前を付けて保存」の画面が表示されるので、好きなフォルダに好きなファイル名で保存しましょう。保存したファイルは、Windowsの「メモ帳」などで閲覧できます。
Adobe Readerで開いたPDF文書から、任意の文章や文字列をテキスト形式で抜き出す方法です。PDF文書を開き、抜き出したい文章や文字列を、マウスの左ボタンを押しながらドラッグして選択状態にします。次に、選択部分の上でマウスの右ボタンをクリックし、表示されるメニューの「コピー」を左ボタンクリックします。続いてメモ帳を起動して、メモ帳のメニューバー「編集」-「貼り付け」を実行しましょう。Adobe Readerで選択した部分だけが、メモ帳にテキスト形式としてペーストされました。
○PDF形式のファイルを上手に検索する
Adobe Readerの検索機能は、PDF文書から任意のキーワードを含むページをすべて探します。いくつかのオプション設定がありますが、基本的な使い方を2つ紹介しましょう。検索の設定画面は、Adobe Readerのメニューバー「編集」-「検索」で呼び出します。
検索の設定画面で、検索したいキーワードを入力します。必要に応じて、オプション設定の「完全に一致する語のみ」や「大文字と小文字を区別」を有効にしましょう。「検索する場所」には2つの選択肢があり、「現在のPDF文書内」は開いている文書だけを検索の対象にします。「検索」ボタンをクリックして結果が一覧されたら、結果一覧の中から見たい部分をクリックしましょう。
パソコンの中に存在する複数のPDF文書を、まとめて検索することもできます。検索の設定画面で「以下の場所にあるすべてのPDF文書」を選択して、プルダウンメニューで検索する場所を指定します。特定のフォルダを指定したいときは「参照」を選んでから、PDF文書が保存されたフォルダを指定します。検索の結果では、該当する検索キーワードを含むPDF文書が一覧されます。結果一覧から1つのファイルをクリックすると、さらにそのファイルの中で検索キーワードを含むページを一覧表示してくれます。
○Adobe Readerのツールバーをカスタマイズ
Adobe Readerのツールバーは、表示するボタンと表示しないボタンをユーザーが取捨選択できます。自分がよく使うボタンを表示しておくと、すばやい操作ができるようになります。
Adobe Readerのメニューバー「ツール」-「ツールバーのカスタマイズ」をクリックします。「その他のツール」という画面が表示されるので、ツールバーに表示したいボタンをクリックしてチェックを付け、表示したくないボタンはチェックを外しましょう。「OK」ボタンをクリックするとAdobe Readerのメイン画面に戻り、表示と非表示を設定したツールバーのボタンが反映されています。
○文書ファイルの表示スタイルを変更する
Adobe ReaderでPDF形式のファイルを開くと、開いたファイルごとにAdobe Readerのメイン画面が表示されますが、1つのメイン画面の中に複数のPDF文書を表示する設定も可能です。合わせて、PDF文書の表示レイアウトや表示倍率のデフォルト設定を変更したり、閲覧中に変更したりする操作方法を紹介しましょう。
1つのAdobe Reader画面で複数のPDF文書を開く
Adobe Readerのメニューバー「編集」-「環境設定」を開きます。「環境設定」の画面で、左側の分類項目で「文書」をクリックし、右側の「各文書を独立したウィンドウに表示」のチェックを外し、「文書を再び開くときに前回のビュー設定を復元」にチェックします。「OK」をクリックして環境設定を閉じて、Adobe Readerを再起動しましょう。再起動後に複数のPDF文書を開くと、1つのAdobe Readerの中に、すべてのPDF文書が表示されるようになります。
表示倍率やページ表示の標準設定を変更する
Adobe Readerの環境設定を開き、左側の分類項目で「ページ表示」をクリックします。続いて、右側の「ページレイアウト」と「ズーム」のプルダウンメニューで、希望する表示設定を選択しましょう。ページレイアウトは「自動」が無難ですが、ズームは「全体表示」や「幅に合わせる」にすると見やすくなるでしょう。PDF文書の閲覧中は、Adobe Readerのメニューバー「表示」-「ズーム」以下や、「表示」-「ページ表示」以下で、表示スタイルを変更できます。
