ここでは、PDF形式の文書ファイルを作成する方法を紹介します。お持ちのパソコンに特別なソフトウェアがインストールされていない場合、PDF文書は作成できません。
そのため、追加で導入する必要があるのですが、PDF文書の作成機能を持ったソフトウェアにはいくつかあり、1つはアドビ システムズ社が提供している「Adobe Acrobat 8 Standard / Professional」です。
もう1つは、アドビ システムズ社以外のメーカーから販売されている「PDF作成ソフト」や、フリーソフト（無償）のPDF作成ソフトを使います。「PDF文書の作成」という目的に絞れば、上記のソフトウェアのうち、1つをインストールしておけば対応可能です。
○Adobe Acrobatファミリー
Adobe Acrobatファミリーは、アドビ システムズ社が提供するソフトウェアです。バージョン8の場合、「Adobe Acrobat 8 Standard」、「Adobe Acrobat 8 Professional」、「Adobe Acrobat 8 3D」という3種類があります。
3種類の機能的な違いは、アドビ システムズ社のWebサイトにある一覧が詳しいので参照してください。
Adobe Acrobat 8では、PDF形式の利点や機能をフル活用できるようになっています。柔軟なセキュリティ設定を行ったり、大量のページで構成されたPDF文書の作成、複数のPDF文書から必要なページを集めて編集、各種アプリケーションのデータを集めてPDF文書を作成、しおりや注釈ツールの使用といった用途には、やはりAdobe Acrobatファミリーが必須です。
さらにチームでの閲覧機能をはじめとしたコラボレーションツールも充実しており、部署に1つ導入するだけでも生産性を向上できるでしょう。
お問い合わせ先：アドビ システムズ株式会社カスタマーサービス
Tel：0120-535057
○アドビ システムズ社以外のソフトウェアメーカーが提供するPDF作成ソフトウェア
アドビ システムズ社以外のソフトウェアメーカー各社が販売しているPDF作成ソフトウェアは、PDF文書を手軽に作成したい用途にぴったりです。PDF文書のセキュリティ設定や編集機能などはAdobe Acrobatファミリーのほうが優れていますが、低コストで導入できる点が大きな魅力です。
人気が高いものとしては、ソースネクストの「いきなりPDFシリーズ」、ジャストシステムの「Justsystem PDF Suite」、ピーアンドエーの「エキスパートPDF2 Professional」などが挙げられます。 AzbyClub会員の皆様向けに優待販売で取り扱っているので覗いてみてください。
さて、アドビ システムズ社以外の各社のPDF作成ソフトウェアについて、仕組みを簡単に解説しておきましょう。
多くのPDF作成ソフトウェアは、仮想プリンタという仕組みを利用します。PDF作成ソフトウェアをインストールすると、Windows環境に「PDF Writer」といった仮想プリンタが追加されます。何らかのアプリケーションで印刷を実行し、出力先のプリンタにPDF作成の仮想プリンタを指定することで、印刷データがPDF形式の文書ファイルとして変換出力されるわけです。
このような仕組みのため、印刷機能を持ったアプリケーションなら、どんな種類のデータでもPDF形式に変換することができます。
○手軽に使えるフリーソフトのPDF作成ソフトウェア「PrimoPDF 日本語版」
作者：エクセルソフト
種類：フリーソフト（商用利用可）
アドビ システムズ社以外のメーカーのPDF作成ソフトウェアには、無償のフリーソフトとして提供されているものもあります。高度な編集機能やセキュリティ機能などは備えていませんが、各種アプリケーションのデータをPDF文書として変換出力する目的に絞れば利用可能です。ここではフリーソフトのPDF作成ソフトウェアから、人気の高い「PrimoPDF 日本語版」を紹介します。
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「PrimoPDF」をインストールすると、Windowsに「PrimoPDF」という仮想プリンタが追加登録されます。
何らかのアプリケーションから印刷を実行し、プリンタに「PrimoPDF」を指定して出力します。
アプリケーションから印刷を実行すると、PrimoPDFの設定画面が表示されます。必要な設定を行って「OK」ボタンをクリックすると、「ファイルの保存先」として指定したフォルダにPDF文書が出力されます。
マイクロソフトOfficeのWord文書やExcelワークシート、画像編集ソフトでレタッチした画像ファイルなど、基本的にはどんなデータでもPDF文書として変換出力することが可能です。
○「PrimoPDF」の詳細設定
PrimoPDFの基本設定画面で「カスタム」をクリックしたときの設定。PDF形式のバージョンや画像の圧縮などを設定しますが、通常はデフォルトでよいでしょう。
PrimoPDFの基本設定画面で「文書のプロパティ」をクリックしたときの設定。PDF文書のタイトルや作成者などを入力できますが、現在のPrimoPDFでは日本語が文字化けして正しく表示されないので、半角英数字で入力します。
PrimoPDFの基本設定画面で「セキュリティ」をクリックしたときの設定。変換出力したPDF文書をAdobe Reader 8で開くときにパスワードを設定したり、印刷の可否などを設定できます。
PrimoPDFの基本設定画面で「オプション」をクリックしたときの設定。あらかじめ用意されたPrimoPDFの設定を指定したり、変換出力するPDF文書の上書き設定などを行います。通常はデフォルトで使います。
オフィスには「紙」の文書が大量にあるものですが、紙の文書をスキャナ機器で読み取って、PDF文書として保存することも可能です。基本的に、スキャナ機器で読み取った紙の文書は画像データで保存されますが、Adobe Acrobat 8ファミリーやアドビ システムズ社以外のメーカーのPDF作成ソフトウェアを使って、画像データをPDF文書に変換出力すればよいのです。
また、スキャナ機器の中には、PDF作成機能を備えた読み取りソフトウェアが付属する製品もあります。紙文書のPDF化を行うなら、こうしたスキャナ製品が適しています。
○ドキュメントスキャナの「ScanSnap」で紙の文書を超カンタンPDF化
PDF作成機能を持ったスキャナ機器としては、PFUの「ScanSnapシリーズ」が非常に使いやすい製品です。複数枚の原稿を自動的に読み取る「オードドキュメントフィーダ」（ADF）を備えており、原稿の両面を一度にすばやく読み取り、PDF文書へと変換出力してくれます。
さらに、OCR（光学式文字読取装置）の機能を搭載している点が特徴です。読み取った紙の文書を自動的に解析し、原稿の文字部分をテキストデータへと自動変換します。これにより、全文検索が可能なPDF文書を作成できるのです。
ScanSnapシリーズには、電子ファイリングソフトの「ScanSnap Organizer」も付属し、大量のPDF文書やその他のデータファイルを、パソコン上でわかりやすく効率的に管理できるのも大きなメリットといえるでしょう。
ScanSnapシリーズは、オートドキュメントフィーダ（ADF）タイプのドキュメントスキャナです。「ScanSnapS510」と「ScanSnap S300」の2モデルがあり、上位モデルのScanSnap S510にはアドビ システムズ社の Adobe Acrobat 8 Standardが付属し、お買い得感が高くなっています。
ScanSnapシリーズの読み取りソフト「ScanSnap Manager」の設定画面。通常はデフォルト設定のままで使ってまったく問題ありませんが、 小さな文字の多い原稿などは「画質の選択」で「ファイン」や「スーパーファイン」を選択しておくと、OCRによる文字認識の精度が高くなります。
原稿の読み取りが完了すると、読み取ったデータの使い方を選択する画面が表示されます。よく使うのは「このコンピュータに保存」で、付属の電子ファイリングソフト「ScanSnap Organizer」が管理するPDF文書として自動登録されます。
「ScanSnap Organizer」は、パソコンに保存した各種のデータファイルを、わかりやすく管理する電子ファイリングソフトです。データの種類に応じてフォルダで分類したり、検索機能も充実しています。
「ScanSnap Organizer」はOCR機能も備えています。デフォルトでは、ScanSnapシリーズのスキャナで読み取ったデータが登録されると、自動的にOCRを実行するようになっています。
