先ほどの議事録雛形に、メモをコピペすれば議事録“風”になっているでしょう。しかし、それだけでは「ポイントをおさえ、シンプルに、わかりやすく」の条件は満たしていないはずです。
できるだけA4用紙一枚にまとめましょう
会議で検討する内容、課題の多さにもよりますが、一枚の紙でレビューできるボリュームが理想です。重要なポイント・エッセンスを抽出し、一枚の画用紙だと思って表現しましょう。小説に段落があるように、会議にも大枠の議題の中にいくつかのトピックスがあります。
まとめるときは、トピックごとに区切り、その中でさらに同じ意見や立場をくくるようにして、結論なのか、宿題なのか記しておきましょう。
起承転結の「結び」
ここで書くのは所感ではありません。内容のまとめであがった決定事項に関する今後の動きを記しておきます。忘れがちな項目は以下のような項目です。
担当部署 連絡先 期日 実施日 協力先(担当者) 費用など。
映画や物語のあらすじをまったく知らない人に説明するつもりで、最後のまとめは書きます。指示がない限り、所感は不要です。客観的なもの、見る人がどんな用途に使おうとも判断材料になったり、理解の助けになったりするものを心がけましょう。
ブレインストーミング中心の場合
ホワイトボードをデジタルカメラで撮っておくのも手です。そこに、どんな結論や案が導かれたのかを添えるだけでもわかりやすいでしょう。あくまでも、参考資料として後日社内Webなどで見られるようにしておくといいかもしれません。
会議丸写し＝録音？
「録音した音声をあとで書き起こせばいいや…」というのは実は大きな落とし穴です。テープ起こしを支援するソフトもいろいろありますが、発声の癖をソフトに登録済みの話者でないと認識率が下がる、複数の音声は認識がむずかしい、ノイズレベルが高いと利用できない…などなど、使用条件があるのが一般的ですので、すべてのケースで利用できるとは限りません。聞き直す時間を考えても録音はあくまでも「サブ」です。それでも、録音があるとベターな場合は確かにあります。いくつかあげてみましょう。
- 1.通訳が入る場合
- あってはいけないことですが誤訳などの可能性もあります。
- 2.ブレインストーミング
- 3.株主総会
- 必ず議事録が求められ、かつ一字一句間違いがあってはならないケースです。
- 4.交渉や審議
- 証拠として過去の発言内容が求められる場合もあります。
- 5.セミナーや研修
- 議事録からは離れますが、繰り返し聴いて理解したい場合は、録音は最適です。
上手に使って、自分をアピールできるスマートな議事録を目指しましょう。
参考ツール・商品
■Microsoft Word用の議事録テンプレート
まずはここで自分の好きなスタイルを選び、項目を変えるなど工夫してみるといいでしょう。
http://office.microsoft.com/ja-jp/templates/CT101172601041.aspx
■オリンパスICレコーダー V41 & DS-60
左はケーブルなしで簡単にパソコンに転送できるUSB一体型タイプ。右は指向性が低く、広い範囲の音が拾える高性能マイクを搭載したタイプ。
■いきなりボイスレコーダー
お持ちのパソコンに付属のマイクをさすだけで、ボイスレコーダーになる優れもの
完成した議事録の例
最後に、議事録の完成例を下に掲載しておきます。雛形としては、Microsoft Word用の議事録テンプレートを使っています。完成例では、トピックは1つになっていますが、ほかのトピックが議題としてあがった場合は、トピックごとに「議論、結論、課題」の項目を立て、議事録に追加していくとよいでしょう。
