会社のメールアドレス宛に届いたメールを外出中に確認したい！ そんなときにも慌てる必要はありません。Outlookを使えば、届いたメールを別のメールアドレスに転送して外出先のパソコンから確認したり、急いでいる場合には携帯電話に送って確認することもできます。

メールの転送に利用するのが「仕訳ルール」機能です。仕訳ルールは、特定の条件に一致するメッセージに対して、任意の動作を行なうことが可能なEメールの管理機能の1つです。たとえば、特定の人からメールが届いたらそのメールを別の人に転送したり、件名に「会議」という文字が含まれていたら「会議」フォルダにメールを移動したりといったことを自動的に実行できます。 先の例のような、外出先で会社のメールアドレス宛に届いたメールを読みたい場合にも、メールが届いたら携帯電話に転送するというルールを作成しておき、自動的に送受信を実行するように設定しておくだけです。

「ツール」メニューから「仕訳ルールと通知」をクリックし、次に表示される画面で「新しい仕訳ルール」をクリックして仕訳ルールを作成します（左画面）。ここではメッセージを受信したときに、「［宛先］または［CC］に自分の名前がある場合」に携帯電話のメールアドレスに転送するルールを作成しています。

Eメールで新年会や同窓会などのイベントのお知らせが送られてくることがあります。ところが、案内ハガキなどと違って、メールを読んだあとで時間が経過してしまうと、イベントの内容は思い出せても日時がいつだったかなかなか思い出せないものです。そのような場合に便利なのがOutlookの「予定表」です。Outlookでメールを受信したら、予定表に切り替えてその場でイベント内容を書き込んでおけば忘れることはありません。いちいち予定を書き込むのが面倒なら、イベントの案内メールを予定表のアイコンにドラッグすればメールの内容が予定の内容にコピーされるので、あとはイベントの日時を指定するだけでOKです。

また、紙のカレンダーに誕生日や記念日を書き込んで使っている人も多いと思いますが、Outlookの予定表をカレンダー代わりに利用すればもっと便利に活用できます。紙のカレンダーでは予定を書き込むスペースが小さかったり、内容に変更があった場合には修正が大変です。でもOutlookの予定表ならいくらでも予定を書き込むことができ、内容の修正も簡単です。しかも、特定の人と特定の日を関連づけて記録でき、予定表に誕生日や記念日を表示するだけでなく、アラームでその日が近づいたことを知らせる機能もあるので、プレゼントを忘れずに用意しておくことができます。

忘れてはいけないことややらなければならないことがあったら、「仕事」に切り替えてみましょう。「仕事」は備忘録として利用することができ、期限付きの予定を管理することができます。また、ぱっと思いついたことなどを記録しておきたいなら「メモ」機能が便利です。アイデアなどをメモ帳感覚で入力し、画面上に開いたままにしておくことができます。

Eメールを利用していて困るのが、広告メールや送り主がはっきりしないメールなどの迷惑メールです。そんな迷惑メールに困っていたら、目に触れる前に撃退してしまいましょう。Outlookには、送信時間やメッセージの内容など、さまざまな条件をもとにして迷惑メールを検出する「迷惑メールフィルタ」機能が用意されています。迷惑メールフィルタで検出されたEメールは迷惑メールフォルダに振り分けたり、すぐに削除したりできます。また、振り分けをより正確に行なうために、差出人や宛先のメールアドレスをリストに登録して、受信するか拒否するかを設定することもできます。

ただし、迷惑メールフィルタは、場合によっては正当なメールを迷惑メールと勘違いして、迷惑メールフォルダに振り分けてしまうことがあるので、定期的に迷惑メールフォルダをチェックしてみることをおすすめします。もし正当なメールが移動していたら、迷惑メールではないとマークすることで受信トレイに戻すことができます。

Outlook 2007では、さらにフィッシング詐欺への対策も強化されており、より安心してメールを利用できます。迷惑メールフィルタを有効に使って、無礼なメールはどんどん捨ててしまいましょう。

▲送られてきた迷惑メールの送信者を「受信拒否リスト」に追加すれば、次回からは迷惑メールとして処理されます。

▲ 迷惑メールフィルタの処理レベルを変更することもできます。