古いエクセルのファイルを編集したら「上書き保存」でなく「名前を付けて保存」しよう

最新のExcel 2013は、Excel 2003で保存したファイルを問題なく開き、編集することができます。

ただ、注意点が1つあります。Excel 2007以降（Excel 2007 ⁄ 2010 ⁄ 2013）と、それ以前のExcel 2003などでは、保存するファイルの形式が変わっていることです。Excel 2007以降で保存するファイル形式は「Excelブック(*. xlsx)」といいますが、古いバージョンのエクセルのファイル形式は「Excel 97-2003ブック(*.xls)」という、別の形式なんです。

Excel 2007以降の新機能に対応したファイル形式が、「Excelブック(*. xlsx)」なんですね。Excel 2003のファイルを編集したときに、Excel 2007年以降の機能を使っていると、上書き保存するときに「互換性チェック」というメッセージが表示されることがありますよ。

「互換性チェック」といわれると、何のこと！？と思ってしまうかもしれませんね。これは要するに「新しい形式で保存してね」ということだと考えてください。

Excel 2007以降で搭載された機能で、もっともよく使うのが、色などデザインに関連した機能です。Excel 2007以降では、それ以前と比べて色が自由に選べるなど、デザイン機能が大幅にアップしました。ですから、これといって複雑な文書を作ったつもりでなくても、実は新機能を使っていることが多いんですよ。

この「互換性チェック」が表示されたときに、そのまま保存しても、Excel 2013では問題なく使える可能性があります。ですが、次に保存するときにも「互換性チェック」が表示されてめんどうですから、おすすめできません。「古いファイルをいったん編集したら、名前を付けて保存」と、覚えておきましょう。

「名前を付けて保存」から「Excelブック(*.xlsx)」で保存する

Excel 2003のファイルを開き、編集後に上書き保存すると「互換性チェック」という画面が表示されることがあります。このときは「キャンセル」をクリックします。

「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックし、保存するフォルダーをクリックします。

「名前を付けて保存」が表示されたら、「ファイルの種類」の「Excel 97-2003ブック(*.xls)」をクリックし、「Excelブック(*.xlsx)」を選択します。

ファイル名を入力し、「保存」をクリックして保存を実行します。

ファイルサイズが小さくなる利点もある

Excel 2007以降の新機能を使っていなくても、古い「Excel 97-2003ブック(*. xls)」形式のファイルを現在の「Excelブック(*. xlsx)」形式で保存し直すメリットがあります。新しい形式ではデータが圧縮されて、ファイルサイズが小さくできるんですよ。

だから、少しですがハードディスクの容量を節約できますし、メールへの添付もしやすくなります。Excel 2003のファイルをExcel 2013で編集したときは、どのような場合でも「名前を付けて保存」で「Excelブック(* .xlsx)」形式で保存する方がトクだ、というわけですね。