Outlookの署名機能を使ってみよう！

署名機能はメールに名刺を付けて送るようなものと考えてもいいかもしれませんね。メールソフトの署名機能を利用することで、自分の連絡先や所属、一言メッセージなどを毎回入力する必要がなくなります。

会社で使う場合は名前、会社名、自分のメールアドレス、電話番号などを入れる場合が多いと思います。

プライベートでメールのやりとりをする場合は、友人や知り合いなど仲のいい人が多いですよね。そのため、署名を入れる場合は、自分の名前とメールアドレス、電話番号に一言メッセージを添えるといいかもしれないですね。

署名は複数用意しておけるので、例えば、仕事用とプライベート用など、関係性に応じて2パターン用意しておくこともできます。

プライベート用の署名には一言メッセージを添える、仕事用には会社名を入れる、など使い分けるといいですよ。

Outlookで署名を作成する手順

新規メール作成時と返信時で署名を替える場合の設定

Outlookでは、新しいメッセージを作成するときと、もらったメールに返信や転送するときで、署名を使い分けることができます。例えば、通常の署名とは別に名前だけの簡易版の署名を作っておいて、返信のときは簡易版を使う、といった設定ができます。

メールのやりとりが続いた場合に毎回、フルサイズの署名を何回も入れることになるため、メールが長くなってしまいますよね。名前だけの簡易版の署名なら何度もメールの返信をしたときも場所をとりません。

例として、新規メール作成時と返信時に署名を別々に使う設定をご紹介します。

この設定をしておけば、新規メールの作成時は仕事用の署名、返信時は名前だけの簡易版の署名が自動的に入力されます。以下の画面例では、事前に名前と内線番号だけを記載した、仕事用（簡易版）の署名を作成してあります。

メール送信時に手動で署名を切り替える場合の操作

新しいメールの作成時に、手動で署名を切り替えたい場合は、以下のように操作をします。