最新の更新情報やおすすめQ&A、アドバイスをお届けしています。第35回作った文書をPDFファイルに変換しよう
Word 2013Word 2010Word 2007
和戸先生、こんにちは。いつも楽しく拝見しています。早速ですが、ワードで作った文書を知人にメールで送ったところ、「ワードを持っていないので表示できない。PDFファイルで送ってほしい」と言われました。確か、PDFファイルを作るには専用のソフトが必要だったと思うのですが、購入しなければならないでしょうか。もし、他に良い方法があったら教えていただけますか。よろしくお願いします。
（公開日：2013年12月18日）
お使いのワードがWord 2007以降であれば、PDF作成ソフトを購入する必要はありません。Word 2007 ⁄ 2010 ⁄ 2013には、作成した文書をPDFファイルに変換する機能が標準搭載されているからです。Word文書とまったく同じレイアウトを持つPDFファイルに変換できますので、相手の方がAdobe ReaderなどのPDFファイルを表示するソフトを持っていれば問題なく表示できます。とても簡単に変換できますので、この機会に方法を覚えておくと便利ですよ。
完成品はこちら
- Before
- after
注︰サンプル文章は、Word 2013で作成しております。その他のバージョンでは一部見え方が異なる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
サンプルが必要な方は、下記のワードのファイルをダウンロードしてください。
ダウンロードするには、ファイル名を右クリックして、メニューから「対象をファイルに保存」を選択してください。
本講座では、ファイルの保存先を《ドキュメント》としています。
ダウンロード方法がわからない場合は、下記ページをご参照ください。
ワード文書作成のコツ
作った文書をPDFファイルに変換するには
Word 2007以降では、作成した文書をPDFファイルに変換する機能が標準で用意されています。操作も単純で、コマンドを選択するだけです。そこで今回は、Office.comのテンプレートをワードに読み込んで編集し、文書を作った後で、PDFファイルに変換する操作を説明しましょう。
なお、以下の説明ではWord 2013の画面を使用します。Word 2010 ⁄ 2007については、操作が異なる場合、適宜、補足します。
招待状のベースになるテンプレートを検索してワードに読み込む
まず、Office.comでテンプレートを検索し、ワードに読み込みましょう。Office.comには、さまざまな文書のテンプレートが用意されていて、ワードユーザーなら誰でも利用することができます。なお、Office.comを利用するためには、インターネットに接続しておく必要があります。
［ファイル］タブをクリックします。
［新規］をクリックします。
文書のベースになるテンプレートを検索しましょう。検索ボックスにキーワードを入力して［Enter］キーを押します。ここでは、「パーティー」というキーワードを用いました。
パーティーに関連するテンプレートが検索されて、一覧表示されました。
利用したいテンプレートがみつかったら、クリックします。
クリックしたテンプレートが中央に拡大表示されるので、［作成］ボタンをクリックします。
テンプレートがダウンロードされ、ワードに読み込まれます。
【Word 2007の場合】
Word 2007の場合は、左上の［Office］ボタンをクリックしてメニューを開き、［新規作成］を選択します。すると、［新しい文書］ダイアログボックスが開くので、上にある検索ボックスにキーワードを入力してテンプレートを検索します。検索結果が表示されたら、利用するテンプレートを選択し、右側の［ダウンロード］ボタンをクリックして、Word 2007に読み込みます。
左上の［Office］ボタンをクリックしてメニューを開き、［新規作成］を選択します。
Word 2007でOffice.com上のテンプレートを検索して読み込みます。
【Word 2010の場合】
Word 2010の場合は、［ファイル］タブをクリックし、［新規作成］を選択した後、［Office.comテンプレート］の検索ボックスにキーワードを入力してテンプレートを検索します。検索結果が表示されたら、利用するテンプレートをクリックして選択し、右側の［ダウンロード］ボタンをクリックして、Word 2010に読み込みます。
Word 2010でOffice.com上のテンプレートを検索して読み込みます。
読み込んだテンプレートを編集して招待状を作る
テンプレートを読み込んだら、ワードを使って編集します。具体的には、テンプレートの文字を書き換えたり、必要に応じてフォントやサイズを設定したりして、オリジナルの文書に仕上げます。
読み込んだテンプレートの文字を書き換えます。ここでは、会社名の「緑商事株式会社」を書き換えましょう。
会社名を「富士通商事株式会社」に書き換えました。このように、テンプレートは通常の文書とまったく同じ操作で編集できます。文字を書き換えてもかまいませんし、必要であればフォントや色を設定したり、イラストを追加したりしても問題ありません。なお、編集中には、［ファイル］タブの［名前を付けて保存］を選択して、ファイル名を付けて保存しておきましょう。
パーティーの名前、日付や時間、場所、連絡先などの文字も書き換えて、招待状を完成させます。
作った招待状をPDFファイルに変換する
文書が完成したら、いよいよPDFファイルに変換しましょう。といっても、基本的な操作はファイル保存と変わりないので、とても簡単です。ただ、Wordのバージョン（Word 2013 ⁄ 2010 ⁄ 2007）によって、微妙に操作が異なりますので、その点だけ注意してください。以下は、Word 2013での操作です。
招待状が完成したら、［ファイル］タブをクリックします。
［エクスポート］をクリックし、［PDF/XPSドキュメントの作成］を選択して［PDF/XPSの作成］ボタンをクリックします。
［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示されたら、ファイルの保存先フォルダーと［ファイル名］を確認して［発行］ボタンをクリックします。なお、初期設定では、文書ファイルと同じフォルダーに、文書ファイルと同じ名前で拡張子が「.pdf」のファイルが作成されます。また、保存した後でPDFファイルを表示するなら、［発行後にファイルを開く］チェックボックスをオンにします。
文書がPDFファイルに変換され、PDFファイルを表示するアプリケーションが起動して、内容が表示されます。画面は、Adobe Readerが起動して表示されたところです（お手持ちのWindowsの環境によって起動するアプリケーションは異なる場合があります）。
【Word 2007の場合】
Word 2007の場合は、左上の［Office］ボタンをクリックしてメニューを開き、［名前を付けて保存］の［PDFまたはXPS］を選択します。その後の操作は、Word 2013と共通です。
Word 2007の場合は、左上の［Office］ボタンをクリックしてメニューを開き、［名前を付けて保存］の［PDFまたはXPS］を選択します。
【Word 2010の場合】
Word 2010の場合は、［ファイル］タブをクリックし、［保存と送信］、［PDF/XPSドキュメントの作成］の順番にクリックし、［PDF/XPSの作成］ボタンをクリックします。その後の操作は、Word 2013と共通です。
Word 2010の場合は、［ファイル］タブをクリックし、［保存と送信］、［PDF/XPSドキュメントの作成］の順番にクリックし、［PDF/XPSの作成］ボタンをクリックします。
Word 2003でPDFファイルを作成するには
Word 2003には、文書をPDFファイルに変換する機能は用意されていません。しかし、PDFファイルを作成する有料/無料ソフトを導入すれば、Word 2003でも文書をPDFファイルに変換することは可能です。無料で利用できるPDFファイル作成ソフトも数多いので、Word 2003をお使いの場合は、こうしたソフトを利用すると良いでしょう。例えば、無料のPDFファイル作成ソフトではCube PDFというソフトがあります。
PDFファイル作成ソフトは、無料・有料を含めこの他にもたくさんありますので、インターネットで検索してみてください。
今回のポイント
ワードの文書をPDFファイルに変換する際のポイントは、次のとおりです。
- ポイント1
- Word 2007以降では、標準でPDF変換機能が用意されている。
- ポイント2
- 表示するにはAdobe ReaderなどのPDFファイルを表示するソフトが必要。
ワード文書をPDFファイルに変換してもレイアウトは変化しないため、ワードを持っていない人に文書を見せたいときは、とても重宝します。なお、PDFファイルを表示するには、Adobe Reader（アドビシステムズ株式会社のサイトを開きます）などの表示用ソフトが必須なので、注意してください。
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