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  5. おどろくほど作業が速くなるキーボード操作テクニック(2/2)

キーボードだけでエクセルを操作してみよう

1ページ目では、[コピー]、[切り取り]、[貼り付け]といった、多くのソフトで共通して使える機能のショートカットを紹介しました。2ページ目では、エクセル独自のショートカットキーを紹介します。表計算ソフトのエクセルでは、セルの移動やデータの編集のためのショートカットキーをたくさん持っています。ここでは、覚えておくと必ず役に立つ、エクセルの主なショートカットキーを紹介します。

連続したデータの入力を効率アップ

セルにデータを入力して[Enter]キーを押すと、ひとつ下のセルにカーソルが移動します。これによって、縦に連続したセルの入力をスムーズに行うことができます。

横に連続したセルにデータを入力する場合は、データを入力して[Tab]キーを押します。するとひとつ右のセルにカーソルが移動するので、マウスで右のセルを選択する必要がなくなります。

横に連続した10セルへの入力を、25秒から20秒に短縮!

横に連続したセルにデータを入力するとき、カーソルキーやマウスを使って右どなりのセルを選択していくのは、なかなかめんどうな作業です。横に連続した10のセルにデータを入力するとき、データの入力に20秒、セルの移動に5秒ほどかかっていたとしたら、[Tab]キーを利用することで、5秒が不要になります。

なお、[Shift]+[Enter]キーを押すとひとつ上のセルに、[Shift]+[Tab]キーを押すとひとつ左のセルにカーソルが移動します。修正を行うときなどに便利なので、こちらも覚えておきましょう。

[Enter]キーを押して次の(縦の)セルに移動している画面イメージ

縦に連続したセルへデータを入力するときは、[Enter]キーを押して次のセルに移ります。

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[Tab]キーを押して次の(右の)セルに移動している画面イメージ

横に連続したセルにデータを入力するときは、[Enter]キーの代わりに[Tab]を押して次の(右の)セルに移ります。

上や左どなりと同じデータを入力する

上や左のセルとまったく同じデータを入力する場合には、毎回すべて入力しなくても[Ctrl]+[D]キー(上のセルのデータをコピー)、[Ctrl]+[R]キー(左のセルの内容をコピー)で入力することができます。上で紹介した[Enter]キーまたは[Tab]キーと組み合わせれば、ますます作業スピードがアップします。

データ入力の2秒を、ほぼゼロに!

同じデータを入力するのに2秒かかったとすると、その時間をほんの一瞬に短縮できます。前ページで説明した、[コピー]と[貼り付け]でも同様のことはできますが、1回の操作だけで済むこちらのほうが、さらに簡単です。

[Ctrl]+[D]キーを押して上のセルのデータを入力している画面イメージ

連続して同じ見出しを入力したい場合、変化のない数値を続けて入力したい場合などに利用すると便利です。

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[Ctrl]+[R]キーを押して左のセルの内容を入力している画面イメージ

左のセルの内容を入力するときは、[Ctrl]+[R]キーを押します。

[F2]キーを押してセルの編集をしている画面イメージ

少しだけ内容が違う場合にも、一度、上や左のセルの内容を元に編集すれば、簡単に入力できます。セルの編集は[F2]キーを押します。

今日の日付や現在時刻を簡単に入力する

現在の日付や時刻を入力するためのショートカットキーもあります。日付や時刻の入力は意外と時間がかかり、また「今日は何日だったっけ?」、「今は何時だろう」と確認するのにも、少し時間がかかります。

「今日は何日?」と確認しながら入力する5秒が、ほぼゼロに!

ショートカットキーを利用して[Ctrl]+[;](今日の日付)、[Ctrl]+[:](現在時刻)を押せば、一瞬でこれらの入力は完了。それぞれ5秒ほどはかかっていた操作の時間を、ほぼゼロにできます。

[Ctrl]+[;]キーを押して今日の日付を入力している画面イメージ

ショートカットキーを押すだけで、「2010/5/20」のように今日の日付を入力できます。
(お使いのパソコンの日付となります)

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[Ctrl]+[:]キーを押して現在時刻を入力している画面イメージ

時刻の入力もショートカットキーを押すだけ。時計を見る代わりにこれを押すことで、時刻の入力ができます。
(お使いのパソコンの時刻となります)

直前の操作(色の変更や書式の設定など)を繰り返す

文字やセルの色を付けたり、太字にしたりといった操作を、複数のセルに対して行いたいことがあります。例えば、表の中の注目してほしい何カ所かのセルを黄色にしたい、といった場合です。このような場合、セルを選んでそのたびにリボン(メニュー)から操作するのでなく、1回目にリボン(メニュー)からセルの色を変更したら、次からは別のセルを選択して[F4]キーを押しましょう。

10ヶ所の書式設定が、20秒→10秒に!

この操作は、セルを選んで、画面上部のアイコンをクリックして……というマウスの往復が必要なくなるので、時間短縮の効果が高いのが特長です。セルを選んで[F4]キーを押すだけならマウスの移動は半分程度になるため、半分の時間で済ませられるようになります。

セルを選んで[F4]キーを押し、直前の操作を繰り返している画面イメージ

セルの色や文字の色の変更など、書式設定を繰り返します。ただし「セルを黄色にして文字を赤にする」というような、複数の書式設定を繰り返すことはできず、最後に行った操作だけになります。

Windowsキーを使った代表的なショートカット

Windowsキーを組み合わせたショートカットキーには、ウィンドウ操作やファイル操作に便利なショートカットキーがあります。複数のソフトを同時に立ち上げて作業しているときに利用するソフトを切り替えたい場合や、他のソフトを起動したり、他のファイルを取り出したいときに、便利に利用できます。

[Windows]キーを押したままで[Tab]キーを押すごとに、操作するウィンドウを切り替えている画面イメージ

現在開いているすべてのウィンドウ(デスクトップも含む)が、斜めに立てかけたようになって一列に表示されます。[Windows]キーを押したままで[Tab]キーを押すごとに、操作するウィンドウが切り替わります。

[Windows]+[D]キーを押して、すべてのウィンドウを最小化してデスクトップを表示している画面イメージ

すべてのウィンドウを最小化してデスクトップを表示します。デスクトップのアイコンをクリックしたい場合などに利用します。

[Windows]+[F]キーを押して、ファイルやフォルダーを検索するためのウィンドウを開いている画面イメージ

ファイルやフォルダーを検索するためのウィンドウが開き、すぐにキーワードを入力できるようになります。

[Windows]+[E]キーを押して、エクスプローラーを起動している画面イメージ

エクスプローラーを起動します。「コンピューター」が開くので、ここから使いたいファイルがある場所を探します。

はじめはゆっくりと、確実にマスターしよう

ショートカットキーを試そうとすると、慣れないうちは、かえってスピードダウンになってしまうこともあります。そのような場合でもあせらずに、まずは前ページで紹介した[Ctrl]キーと組み合わせて利用する基本のショートカットキーから、少しずつ使ってみるようにしましょう。

マウス操作だけですべての作業を行うよりも、右手のマウスと左手のショートカットキーを使いこなすことで、最終的には、速く作業できるようになります。

作業が速くなると「気持ちよく作業ができるという」効果も生まれます。例えばワードやエクセルで文書を作成するとき、「こんな文章を書こう」「こういうデータを入力していこう」と考えて手を動かしますが、このときに、考えたことをできるだけ短時間で形にできるほうが、ストレスなく、快適に作業を続けられます。

ですから、ショートカットキーを使いこなせるようになれば、文書の作成作業がこれまでより楽しくできます。ぜひチャレンジしてみてください。