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エクセルで住所録を作ると便利

エクセルの表は、住所、氏名、郵便番号などの情報を書き込んでいくときに整理しやすく便利です。また、作成した表データはそのまま印刷できますし、用途に応じて必要な項目のみを抜き出したり、並べ替えたりすることも可能です。さらに、はがき作成ソフトなどで読み込むこともできるので、一度作っておくと年賀状の宛名印刷にも簡単に利用できます。

ダウンロードリンク

今回使用する「住所録」のサンプルファイルは、以下からダウンロードできます。

ダウンロードしたサンプルファイルを開きます。1行目には、「氏名」や「郵便番号」「住所」など、住所録に必要な項目名が入力されています。

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必要に応じて、項目を追加・削除しましょう。なお、後から五十音順に並べ替えるため、「フリガナ」は削除しないでください。

カーソルが右方向に動くように設定しよう

住所録の項目は、1行に1件を入力します。通常、[Enter]キーを押してセルを確定すると、カーソルは自動的に下に1つ移動します。これを右に移動する設定にするとスムーズに入力できるので便利です。

[ファイル−オプション−詳細設定]の[Enterキーを押したら、セルを移動する]の方向で[右]を選択して設定します。

住所録のデータは1行に1件入力します。2行目(項目名の下)に入力されているサンプルデータを上書きして、データを入力していきましょう。このとき、姓と名の間にスペース(空白)を入れると区切りがわかりやすく、宛名印刷の際もバランス良く印刷できます。

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今年届いた年賀状などを見ながら、どんどん入力していきましょう。セルの幅が短いときは、列番号の境界線にマウスポインターを合わせ、右にドラッグするとセル幅を広げられます。また、境界線をダブルクリックして最適化する方法もあります。

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入力が完了したら、五十音順に並べ替えます。B2のセル(上の図では「スズキ イチタロウ」の位置)をクリックし、[並べ替えとフィルター]をクリックして[ユーザー設定の並べ替え]を選択します。

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[先頭行をデータの見出しとして使用する]にチェックを入れ、[最優先されるキー]で[フリガナ]を選択します。[順序]が[昇順]になっていることを確認して、[OK]をクリックします。

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データが五十音順に並び替えられます。「住所録2015」などのように名前を付けて保存しましょう。

アドレス帳としてフル活用しよう

宛名印刷には使いませんが、電話番号や生年月日の項目も用意しておくと、アドレス帳として活用できます。メールアドレスやSNSの情報、趣味などを記載するメモ欄を用意しても良いでしょう。

はがき作成ソフトで作った住所録を読み込んでみよう

はがき作成ソフトの「筆ぐるめ22」を例に、作った住所録を読み込む方法を紹介します。エクセルの住所録は閉じておいてください。

[おもて(宛て名)]タブの[住所録]を選択し、[住所録データ取込]をクリックします。

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[他ソフトデータ]を選択して[次へ]をクリックします。

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お使いのエクセルに応じて、[Excel95/2000/2002/2003ファイル]または[Excel2007/2010/2013ファイル]を選択して[次へ]をクリックします。

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作成した住所録を選択して[開く]をクリックします。

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エクセルで作成した項目と、筆ぐるめの項目を関連付けていきます。関連付けることによって、氏名は氏名の枠に、郵便番号は郵便番号の枠に、正しく読み込まれるようになります。左側で氏名を選択し、右側の[氏名]をクリックして[関連付け]をクリックします。

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左側の項目を下方向にスクロールしてフリガナを選択し、右側の[氏名読み]をクリックして[関連付け]をクリックします。同様にして、敬称、連名、自宅郵便番号を関連付けます。

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住所は、まず住所1を選択して[自宅住所]に関連付け、続いて住所2を選択して同じ[自宅住所]に関連付けます。

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宛名印刷に必要な関連付けが終わったら、[変換実行]をクリックし、続いて[はい]をクリックします。

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[新規住所録として登録]を選択して[次へ]をクリックします。パスワードは必要に応じて設定してください。

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住所録の取り込みが完了しました。ダブルクリックして住所録を開き、確認してみましょう。

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宛名がプレビュー表示されます。長い住所の場合、任意の位置に改行を入れて2行にすることもできます。

はがき作成ソフトの住所録を出力してエクセルの形式に変更する

過去にはがき作成ソフトで作成した住所録がある場合、CSV形式でエクスポート(出力)することで、エクセルに読み込むことができます。読み込んだデータを編集すれば、一から住所録を作成するよりも簡単です。

筆ぐるめの場合、[住所録データ書出]をクリックし、[CSV形式]を選択して[OK]をクリックします。保存場所を選択し、ファイル名を付けて保存します。

エクセルの[ファイルを開く]画面で[テキストファイル]を選択し、保存したCSV形式のファイルを選択します。

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筆ぐるめで用意されていた、さまざまな項目が1行目に表示されています。必要に応じて整えましょう。完成したら、[名前を付けて保存]を選択し、[ファイルの種類]で[Excelブック]を選択してエクセル形式で保存します。

まとめ

エクセルで住所録を作成することで、さまざまなソフトへのインポート(情報読み込み)ができます。例えば、はがき作成ソフトの住所録に読み込んで、年賀状や暑中見舞の宛名印刷も簡単に行えます。

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