エクセルの便利ワザ！並べ替えやフィルターで表を見やすくする！

まずは「並べ替え」の機能から見ていきましょう。並べ替えが必要になる例としては、住所録で氏名の50音順に並べ替えたい場合などです。もちろん作成時に50音順で入力してもOKですが、大量のデータの入力がある場合はそういうわけにもいきません。その点、並べ替えの機能を使えば、後から自在に順番を整えられるので非常に便利です。今回は会社の社員名簿という設定で並べ替えを使用します。

並べ替えを使うには、表の1行目に入力されている「氏名」「所属部署」などの項目が列見出しとして認識される必要があります。そのために、2行目以降とは異なる書式を設定します。ここでは例として、1行目を太字にします。

1行目の項目が入力されているセル範囲を選択して、「ホーム」タブの「太字」ボタンをクリックします。

このように1行目の項目が太字になりました。これで、自動的に列見出しとして認識されるようになります。

氏名のように漢字で入力されているデータは、入力時のふりがな情報を元に並べ替えが行われます。そのため、本来と異なる読みから変換した場合は、正しく並べ替えができません。事前にふりがなを確認して、間違っているものは修正しておきましょう。

ふりがなを確認する範囲を選択し、［ホーム］タブの［ふりがなの表示/非表示］をクリックすると、このようにふりがなが表示できます。

間違ったふりがながある場合は、そのセルを選択して［ふりがなの表示/非表示］の［▼］をクリックし、 ［ふりがなの編集］をクリックします。

表の準備が終わったら、実際に並べ替えを使ってみましょう。並べ替えには、値の小さいものから順に並べる「昇順」と、大きいものから順に並べる「降順」があります。なお、日本語の場合は50音順に並べ替えられます。ここでは例として、名簿の「氏名」の50音順で並べ替えてみます。

いずれかの氏名を選択した状態で、［データ］タブの［並べ替えとフィルター］にある「昇順」をクリックします。

昇順の場合、このように50音の「あ～ん」の順番で並べ替えられます。同じ要領で「降順」をクリックすれば、50音の「ん～あ」順で並べ替えられるしくみです。

並べ替えは、複数の条件を組み合わせて実行することもできます。ここでは例として、「所属部署」を最優先にして昇順で並べ替え、その中で「氏名」を昇順に並べ替えてみましょう。

まず、表内のいずれかのセルをクリックし、［データ］タブの［並べ替え］をクリックします。

［並べ替え］ダイアログボックスが表示されます。ここで［再優先されるキー］を「所属部署」、［並べ替えのキー］は「値」、［順序］は「昇順」に設定します。続いて、2番目の条件を指定するために、［レベルの追加］をクリックします。

［次に優先されるキー］の設定欄が表示されるので、2番目の条件を指定していきます。ここでは、優先されるキーを「氏名」、［並べ替えのキー］は「値」、［順序］は「昇順」に設定します。すべての条件を設定したら、「OK」をクリックします。

指定した条件で並べ替えが実行され、このように「所属部署」ごとに昇順で並べ替えられたうえで、同じ部署内の人の氏名は昇順で並べられました。最大で64個の条件を設定できるので、複雑な組み合わせの並べ替えも簡単に可能です。

表の中から必要なデータだけを抽出したいときもあります。例えば社員名簿で、特定の部署に所属している人だけ、あるいは特定の都道府県に住んでいる人だけなど、条件に該当するデータだけを表示したいケースです。しかし、データの数が膨大な表の場合、条件に一致するデータを自分の目で見つけるのは大変です。そこでぜひ利用したいのが「フィルター」機能です。さまざまな抽出条件を設定でき、必要なデータだけを簡単に表示できます。ここでは社員名簿を例に、フィルターの使い方を見ていきましょう。

まず、「並べ替え」のときと同様に、見出しの行を太字にするなど書式を変更しておきます。後は［フィルター］ボタンをクリックするだけでフィルターが使える状態になります。

「氏名」「所属部署」などの見出し行は、太字やセルに色を付けるなどして書式を変更しておきます。表内のセルを選択した状態で、［データ］タブの［フィルター］ボタンをクリックします。

各見出しの横に［▼］のフィルターボタンが表示されればOKです。これで、この表にはフィルター機能が使えるようになります。

それではフィルターを実際に使用してみます。ここでは、所属部署が「営業部」を含むデータの行だけを表示してみましょう。

「所属部署」の右横にあるフィルターボタンをクリックし、［すべて選択］のチェックボックスをクリックします。

いったんすべてのチェックボックスがオフになります。抽出したい「営業部」のチェックボックスをクリックしてチェックを付け、［OK］ボタンをクリックします。

フィルターの抽出条件のチェックボックスは、セルに入力されている値が項目として表示されます。しかし、より抽出条件を限定したいときもあるでしょう。そんなときはフィルター条件の画面にある検索ボックスを使います。ここでは社員名簿の住所に「東京都世田谷区」を含む行を表示してみます。

「住所」の右横にあるフィルターボタンをクリックし、［検索］欄に「東京都世田谷区」と入力します。入力した文字列を含む項目だけにチェックが入るので、［OK］ボタンをクリックします。

このように「住所」欄に「東京都世田谷区」を含む行だけが表示されました。

「並べ替え」や「フィルター」を使うと、表を見やすく整えたり、条件に合うデータを簡単に表示したりすることができます。名簿や住所録、売上表など、さまざまな場面で役に立ちますので、上手に活用しましょう。