作業を快適にするWord基本ワザ10選

タイトルも見出し本文もすべて同じフォント、同じ文字サイズの文書は、メリハリがなく読みづらいものです。それぞれフォントを考えて設定する方法もありますが、「スタイル」を利用することで統一感のあるスタイルをさっと設定できます。
スタイルを設定すると文書が構造化（階層化）されるので、長文でも見やすく、また目次の作成も簡単に行えます。

タイトルを設定したい文字列にカーソルを置き、「ホーム」タブの「スタイル」で「表題」のスタイルを選択します。

文字列に「表題」のスタイルが設定されます。同様に、「見出し1」「見出し2」「引用文」など、文書の内容に応じて設定していきます。

文書内の任意の文字列を検索したり、一気に別の文字に置き換える際、文書を読んで探していては、時間もかかるし、見落としもあるでしょう。「検索」や「置換」の機能を利用すれば、もっと正確に効率良く作業を行えます。

文書が完成したら、誤字脱字、送り仮名の不揃いなどの表記ゆれ、スペルなどもチェックしましょう。文書の精度アップに役立ちます。人の目では見落としがちなミスなども、Wordの文章校正機能を使ってチェックすることができます。

文書に図や写真を入れることもできます。自分で撮った写真を入れたり、図示したり、グラフを入れたりすることで、伝わる文書、見栄えの良い文書を作成できます。

図や写真を入れるには「挿入」タブを開きます。「画像」「図形」「グラフ」などのアイコンが用意されています。

「図形」をクリックすると、挿入できる図形の一覧が表示されます。クリックして選択し、マウスでドラッグして描画します。写真を入れる場合は「画像」をクリックします。

表はExcelだけのものではありません。Word文書にも表を入れることは可能です。

「挿入」タブの「表」をクリックします。マス目が表示されるので、何列×何行の表を作りたいのかを選択すると、カーソル位置に表が挿入されます。

「表」－「クイック表作成」を選択すると、デザインされた表を簡単に挿入できます。

手紙などの文書では、時候のあいさつや序文など、書き慣れていないと迷ってしまいます。「あいさつ文」を利用すれば、定型の正しい言い回しを簡単に挿入できます。

「挿入」タブの「あいさつ文」をクリックし、「あいさつ文の挿入」をクリックします。

月を選んで、一覧から時候のあいさつ文、安否のあいさつ、感謝のあいさつを選んで「OK」をクリックすれば、文書に挿入できます。

カードやカレンダーなどの作成も、「テンプレート」を利用すると簡単です。インターネットに接続している環境であれば、豊富なテンプレートをダウンロードして利用できます。

「ファイル」タブの「新規」をクリックし、画面上部の「検索の候補」で目的のカテゴリをクリックします。

テンプレートの一覧が表示されるので、クリックして選択し、次の画面で「作成」をクリックするとテンプレートがダウンロードされます。

サイドバーに注釈を入れたり、横組みの文書内に縦組みの文章も入れたりしたいときは、「テキストボックス」を利用しましょう。

作成した書類をPDFにすることで、Wordを持っていない人でも書類を見ることができます。文書を簡単に変更されたくない場合にも有効です。

人に見られたくない日記や資産運用のメモなどの文書などには、パスワードを設定することをお勧めします。

「ファイル」タブの「情報」をクリックし、「文書の保護」－「パスワードを使用して暗号化」を選択します。

「ドキュメントの暗号化」画面が開くのでパスワードを入力します。
※パスワードを忘れないようにご注意ください。

また、読み取り専用のファイルにすれば、勝手に編集されることを防ぐことも可能です。

よく使うWordのちょっとしたワザを身につけることで、作業効率がアップします。気に入った機能、便利だと感じた機能から使ってみてください。