掲載日：2008年12月3日
ビジネスからプライベートまで、今やメールは欠かせないコミュニケーションツールになりました。メールのやり取りが増えればメールの管理が必要です。受信トレイにすべてのメールを取り込むだけでは、重要なメールを見落としてしまうかもしれません。今回は、Windows Vistaに付属しているWindowsメールを使って、メールを便利に使いこなすテクニックについて紹介します。
Windowsメールを使いこなそう
Windows Vistaには、Windows XP以前に付属していたOutlook Expressに代わり、新たにWindowsメールというメールソフトが標準で付属しています。Windowsメールは、迷惑メールフィルタやフィッシングフィルタ、クイック検索など、Outlook Expressに比べセキュリティや検索機能が強化され、より安全にメールを交わすことができます。
メールの作成や送受信などの操作はOutlook Expressと大きく変わらないので、Windows Vista搭載パソコンでも操作にとまどうことはありません。また、Outlook Expressの設定や、メール、アドレス帳などをそのまま移行できます。
それでは、Windowsメールでもっと便利にメールを活用するテクニックを見ていきましょう。
仕事上の重要なメールは受信したらすぐに目を通したいものです。しかし、大量のメールが届いていると、みつけるのがなかなか大変です。そんなときにお勧めのテクニックが、特定の相手からのメールを強調表示する方法です。これを設定しておくと、受信したメールの一覧を表示したときに、読みたいメールをすぐにみつけることができます。
「ツール」メニューから「メッセージルール」→「メール」をクリックします。
「新規のメールルール」画面が表示されます。「1．ルールの条件を選択してください」欄の「差出人にユーザーが含まれている場合」をチェックし、「2．ルールのアクションを選択してください」欄で「指定した色で強調表示する」をチェックします。
「3．ルールの説明」欄の「ユーザーが含まれている」と書かれた下線部をクリックします。
今回は例としてアドレス帳に登録されている差出人を設定することにします。「ユーザーの選択」画面が表示されるので「アドレス帳」をクリックします。
強調表示させたい相手を選択して「差出人」をクリックします。すると、「ルールのアドレス」欄に選択した相手が表示されます。同様の手順で複数を追加することも可能です。追加し終わったら「OK」をクリックします。
「ユーザーの選択」画面の「人」欄に先ほど選択した相手のメールアドレスが表示されているのを確認したら「OK」をクリックします。
「新規のメールルール」画面の「3．ルールの説明」欄で、「指定した色」と書かれた下線部をクリックします。
「色の選択」画面が表示されるので、「色」の▼をクリックして強調表示の色を選択し、「OK」をクリックします。
「4．ルール名」欄にこのルールの名前を入力し、「OK」をクリックします。
「メッセージルール」画面が表示され、ルールが作成されました。このルールは次回受信したメールから適用されます。なお、すでに受信したメールにルールを適用したい場合には「適用」をクリックします。「OK」をクリックして画面を閉じます。
後は今まで通りメールを受信すると、5の手順で選択した相手からのメールが8の手順で選択した色で強調表示され、すぐに見分けられるようになります。
