ワードの文書やデジタルカメラの写真ファイルなどが見つからなくて困ったことはありませんか？パソコンのハードディスクのどこかに隠れてしまったファイルは、急いでいるときほど、なぜか出てこないものです。

ファイルが探せない原因の大半は、ファイルを「なんとなく保存してしまう」ことにあります。保存場所やファイル名を確認せずそのまま「保存」ボタンをクリックしたり、ファイルをフォルダにコピー・移動する場合に「新しいフォルダ」のままにしていたりなど、「ファイルを保存する」ということを意識せずにボタンを押してしまうと、ファイルの保存場所を忘れてしまうだけでなく、ファイルが保存されたか不安になってしまうこともあります。

そうならないためには、ファイルをどこに保存するか、どんな名前で保存するかなど、ファイルを保存・管理する際のルールを自分で決めておくことです。ルールを決めて日ごろからファイルの整理・整頓をきちんと行っていれば、少なくともファイルがどこにあるのかわからないという最悪の事態を避けられます。

整理・整頓が苦手という人のために、Windows Vistaにはクイック検索やタグなどといった優れた検索機能が用意されています。もちろん、整理・整頓が苦手な人だけでなく、きちんとファイル管理ができている人も、これから紹介するクイック検索やタグを使いこなせば、ファイル管理の達人になることができます。

Windows Vistaでは、スタートメニューやコントロールパネル、エクスプローラなど、さまざまな場所に検索窓が用意され、これらの検索窓に探したいファイル名の一部を入力することでクイック検索ができます。Windows Vistaのクイック検索では、1文字を入力しただけで検索がスタートします。

ファイルを探す場合には、エクスプローラを開いて右上の検索窓に名前を入力するだけで、検索結果を一覧表示してくれます。このとき表示される一覧には、ファイル名が一致したものだけでなく、ファイルの内容に検索窓に入力した名前が含まれている場合にも見つけるようになっています。例えば、「FMV」というキーワードを検索窓に入力した場合には、ファイル名に「FMV」という文字が使われているファイルだけでなく、ワードの文書やエクセルの表の中に「FMV」と書かれていても、そのファイルを検索して表示するようになっています。

つまり、作成した文書のファイル名がわからなくても、どのような内容のファイルなのかさえ覚えていれば、探し出すことができます。

「名前を付けて保存」画面で保存先フォルダを確認しないまま「保存」ボタンをクリックしてしまい、保存したばかりのファイルなのにどこに保存したのかわからなくなってしまった、ということがあります。このときファイル名や内容を覚えていれば、エクスプローラの検索窓からすぐに探すことができますが、入力する手間を省いてもっと簡単に探したいという場合にお勧めなのが「最近の変更」です。

「最近の変更」では、最近変更されたファイルの一覧が履歴のように並んで表示されます。例えば、昨日作成した年賀状の文面を書き換えたい、デジタルカメラからさっきコピーした写真を見つけたい、などといった場合にも「最近の変更」をチェックしてみましょう。きっとそこで見つかるはずです。