和戸先生、いつも、楽しく拝見しております。私は小さな会社で営業を担当しているのですが、毎月、月末になると、ワードで請求書や領収書をたくさん作成しなければなりません。テンプレートがあるので、それを基に作っているのですが、いつも何枚かは日付を入力ミスしてしまいます。日付が自動的に入力されればミスもなくなると思うのですが、ワードにはそんな機能はありますか。よろしくお願いします。
こんにちは。お仕事、ご苦労様です。請求書や領収書は、間違いが許されないので、作成にも気をつかいますね。しかし、大丈夫です。ワードには、現在の日付・時刻を自動的に入力する機能があります。しかも、ファイルを読み込んだ日付・時刻に自動的に更新されますので、日付を間違える心配もありません。請求書や領収書の作成が格段に楽になりますので、ぜひ活用してください。
Before After 注︰サンプル文章は、Word 2013で作成しております。その他のバージョンでは一部見え方が異なる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
サンプルが必要な方は、下記のワードのファイルをダウンロードしてください。
ダウンロードするには、ファイル名を右クリックして、メニューから「対象をファイルに保存」を選択してください。
本講座では、ファイルの保存先を《ドキュメント》としています。
ダウンロード方法がわからない場合は、下記ページをご参照ください。
ワードには、現在の日付・時刻を自動的に挿入する機能があります。この機能で日付・時刻を挿入すると、挿入したときの日付・時刻が文書中に表示されます。そして、次回、同じファイルを読み込むと、読み込んだときの日付・時刻に自動的に更新されます。このため、わざわざ日付・時刻を手動で入力する手間がいりません。日付が重要な意味を持つ請求書や領収書を作るときは、ぜひ活用したい機能です。
ここでは、Word 2013を使って、現在の日付を挿入する手順を説明します。Word 2010/2007も手順はほとんど同じですが、一部、項目名が異なる部分がありますので、適宜、補足します。
さっそく、請求書に現在の日付を挿入しましょう。挿入するときは、西暦や和暦、曜日の有無など、表示形式を設定することができます。
この機能で挿入した自動更新される日付は、「フィールドコード」という機能で実現されています。フィールドコードは、エクセルの関数のような役割を持ち、文書中にさまざまな情報を表示できます。フィールドコードだと最新の日付に自動的に更新されますが、たんなる文字列だと変化しません。このため、フィールドコードなのか文字列なのかを把握しておかないと、誤った日付のまま文書を作ってしまう可能性があります。そこで、挿入した日付がフィールドコードであることを確認してみましょう。
フィールドコード/日付の表示を切り替えるには、日付またはフィールドコード中にカーソルを置いた状態で、[Alt]+[F9]キーを押してください。キーを押すと、表示が交互に切り替わります。
挿入した日付・時刻は、挿入したときの日付・時間になります。そして、次にファイルを読み込むと、読み込んだ時点の日付・時刻に自動的に更新されます。ただし、リアルタイムで変化するわけではありません。いますぐ最新の状態にするなら、手動で更新してください。手順は次のとおりです。
挿入した現在時刻です。
現在時刻を右クリックしてメニューを表示したら、[フィールド更新]をクリックします。または、[F9]キーを押します。
最新の状態になり、時刻が更新されました。
ワードで現在の日付・時刻を挿入するポイントは、次のとおりです。
ビジネスでは、作成したときの日付が必要な文書が少なくありません。そういった文書を作るとき、今回の紹介した機能を使えば、ミスがなくなると思います。ぜひ、積極的に活用してください。
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