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  5. 文書に現在の日付・時刻を自動的に挿入しよう

第47回 文書に現在の日付・時刻を自動的に挿入しよう

Word 2013
Word 2010
Word 2007
対応バージョン

和戸先生、いつも、楽しく拝見しております。私は小さな会社で営業を担当しているのですが、毎月、月末になると、ワードで請求書や領収書をたくさん作成しなければなりません。テンプレートがあるので、それを基に作っているのですが、いつも何枚かは日付を入力ミスしてしまいます。日付が自動的に入力されればミスもなくなると思うのですが、ワードにはそんな機能はありますか。よろしくお願いします。

こんにちは。お仕事、ご苦労様です。請求書や領収書は、間違いが許されないので、作成にも気をつかいますね。しかし、大丈夫です。ワードには、現在の日付・時刻を自動的に入力する機能があります。しかも、ファイルを読み込んだ日付・時刻に自動的に更新されますので、日付を間違える心配もありません。請求書や領収書の作成が格段に楽になりますので、ぜひ活用してください。

完成品はこちら

Before 作成前画面イメージ After 完成画面イメージ 注︰サンプル文章は、Word 2013で作成しております。その他のバージョンでは一部見え方が異なる場合がありますので、あらかじめご了承ください。

サンプルが必要な方は、下記のワードのファイルをダウンロードしてください。
ダウンロードするには、ファイル名を右クリックして、メニューから「対象をファイルに保存」を選択してください。

本講座では、ファイルの保存先を《ドキュメント》としています。
ダウンロード方法がわからない場合は、下記ページをご参照ください。

ワード文書作成のコツ

現在の日付・時刻はかんたんに入力できる

ワードには、現在の日付・時刻を自動的に挿入する機能があります。この機能で日付・時刻を挿入すると、挿入したときの日付・時刻が文書中に表示されます。そして、次回、同じファイルを読み込むと、読み込んだときの日付・時刻に自動的に更新されます。このため、わざわざ日付・時刻を手動で入力する手間がいりません。日付が重要な意味を持つ請求書や領収書を作るときは、ぜひ活用したい機能です。

ここでは、Word 2013を使って、現在の日付を挿入する手順を説明します。Word 2010/2007も手順はほとんど同じですが、一部、項目名が異なる部分がありますので、適宜、補足します。

自動的に更新される現在の日付を挿入する

さっそく、請求書に現在の日付を挿入しましょう。挿入するときは、西暦や和暦、曜日の有無など、表示形式を設定することができます。

日付を挿入したい位置にカーソルを置き、[挿入タブ]タブの[テキスト]にある[日付と時刻]ボタンをクリックしている画面イメージ

日付を挿入したい位置にカーソルを置いたら、[挿入タブ]タブの[テキスト]にある[日付と時刻]ボタンをクリックします。

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[日付と時刻]ダイアログボックスを表示し、[言語の選択]で「日本語」を選択している画面イメージ

[日付と時刻]ダイアログボックスが表示されたら、[言語の選択]で「日本語」を選択します。すでに「日本語」が選択されていれば、そのままでかまいません。

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[カレンダーの種類]で「グレゴリオ暦」を選択している画面イメージ

[カレンダーの種類]で「グレゴリオ暦」を選択します。すでに選択されていれば、そのままでかまいません。

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[表示形式]で「2014年8月5日(火)」の表示形式を選択している画面イメージ

[表示形式]で「2014年8月5日(火)」の表示形式を選択します。なお、ここに表示される日付は、あなたが実際に操作しているときの日付になります。選択したら、[自動的に更新する]をチェックして[OK]ボタンをクリックします。[自動的に更新する]をしないと、自動更新されないただの文字列になってしまいますので、ここは必ずチェックしてください。

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カーソル位置に現在の日付が挿入された画面イメージ

カーソル位置に現在の日付が挿入されました。

【Word 2010 ⁄ 2007の場合】

2010 ⁄ 2007の場合は、[カレンダーの種類]で「西暦」を選択します。

Word 2007 ⁄ 2010の場合[カレンダーの種類]で「西暦」を選択している画面イメージ

Word 2010 ⁄ 2007のダイアログボックス。[カレンダーの種類]で「西暦」を選択します。

挿入された日付のフィールドコードを確認する

この機能で挿入した自動更新される日付は、「フィールドコード」という機能で実現されています。フィールドコードは、エクセルの関数のような役割を持ち、文書中にさまざまな情報を表示できます。フィールドコードだと最新の日付に自動的に更新されますが、たんなる文字列だと変化しません。このため、フィールドコードなのか文字列なのかを把握しておかないと、誤った日付のまま文書を作ってしまう可能性があります。そこで、挿入した日付がフィールドコードであることを確認してみましょう。

日付を右クリックでメニューを表示し、[フィールドコードの表示/非表示]を選択している画面イメージ

挿入された日付を右クリックしてメニューを表示したら、[フィールドコードの表示/非表示]を選択します。

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日付のフィールドコードを表示している画面イメージ

日付のフィールドコードが表示されました。

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フィールドコードを右クリックしてメニューを開き、[フィールドコードの表示/非表示]を選択している画面イメージ

確認したら、再びフィールドコードを右クリックしてメニューを開き、[フィールドコードの表示/非表示]を選択します。

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フィールドコードが消え、元の日付表示の画面イメージ

フィールドコードが消えて、元の日付表示に戻りました。

フィールドコードの表示/非表示を切り替える[Alt]+[F9]キー

フィールドコード/日付の表示を切り替えるには、日付またはフィールドコード中にカーソルを置いた状態で、[Alt]+[F9]キーを押してください。キーを押すと、表示が交互に切り替わります。

現在時刻を挿入する

サンプルでは現在の日付を挿入しましたが、同様の手順で現在時刻を挿入することもできます。

[日付と時刻]ダイアログボックスの[表示形式]で時刻の表示形式を選択し、[OK]ボタンをクリックしている画面イメージ

[日付と時刻]ダイアログボックスの[表示形式]で時刻の表示形式を選択して[OK]ボタンをクリックします。

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現在時刻が挿入された画面イメージ

現在時刻が挿入されました。

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挿入した現在時刻のフィールドコードの画面イメージ

挿入した現在時刻のフィールドコードです。

日付・時刻を最新状態に更新する

挿入した日付・時刻は、挿入したときの日付・時間になります。そして、次にファイルを読み込むと、読み込んだ時点の日付・時刻に自動的に更新されます。ただし、リアルタイムで変化するわけではありません。いますぐ最新の状態にするなら、手動で更新してください。手順は次のとおりです。

挿入した現在時刻の画面イメージ

挿入した現在時刻です。

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現在時刻を右クリックしてメニューを表示し、[フィールド更新]をクリックしている画面イメージ

現在時刻を右クリックしてメニューを表示したら、[フィールド更新]をクリックします。または、[F9]キーを押します。

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最新の状態になり、時刻が更新された画面イメージ

最新の状態になり、時刻が更新されました。

今回のポイント

ワードで現在の日付・時刻を挿入するポイントは、次のとおりです。

ポイント1
[挿入]タブの[日付と時刻]ボタンで挿入できます。
ポイント2
ファイルを読み込んだときの日付・時刻に自動的に更新されます。
ポイント3
手動で最新の日付・時刻に更新することもできます。

ビジネスでは、作成したときの日付が必要な文書が少なくありません。そういった文書を作るとき、今回の紹介した機能を使えば、ミスがなくなると思います。ぜひ、積極的に活用してください。


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