かさばる「紙」を徹底スリム化！
「ScanSnap」でデジタル保存しよう（1/3）

紙をスキャンして、デジタル保存する――ちょっとめんどうだなと感じる人もいるかもしれませんが、現在、多くの会社や個人が、書類の「情報」の整理法として取り入れています。そのメリットは、主に3つあります。

（1）「情報」をパソコンに保存することで紙が不要になり、捨ててしまえる

スキャンした書類を思い切って捨ててしまえば、机の周りや書類キャビネットの片付けが進みます。「いつか必要になるかもしれないから……」と何年もしまったままの書類も、スキャンしてから捨ててしまえばスッキリと片付けることができ、必要になったときにはすぐに取り出せます。

（2）紙の物理的な破損や紛失を心配しないで済む

デジタル保存した書類の情報は、紙が破れたり、色があせてしまったり、といった物理的なダメージを心配する必要がなくなります。

（注）一方で、デジタル保存したファイルを誤って削除したり、パソコンのハードディスクが故障したりしてしまったら、情報を失うことになります。デジタル保存したファイルは必ずバックアップを取り、大事に保管しましょう。

（3）デジタル保存したファイルは検索がしやすい

パソコンのファイルは、簡単に検索できることも大きな魅力です。スキャンするときに書類に書かれた文字を認識しておき、後から検索することも可能です（ただし、すべての文字を完全に認識できるわけではなく、印刷状態が悪い文字や、手書きの文字などは認識できないこともあります）。

より確実に検索したい場合には、ファイル名などにキーワードを設定しておくこともできます。例えば数年前の町内会の会計資料を取り出したいという場合、書類であれば、どこに置いたかを思い出し、書類の束をひっくり返して探さなければなりません。しかしデジタル保存するときに「平成22年度町内会会計」のようなファイル名を付けておけば、何年か後でも「平成22年 町内会」とキーワードを入力するだけで、すぐに見つけられます。

今回はPFUのドキュメントスキャナー「ScanSnap S1500」を利用して、紙をデジタル化し、保存する方法を今回は解説します。「ドキュメントスキャナー」とは、大量の書類を効率よくスキャンできる機能を持ったスキャナーです。

多機能プリンターのスキャナーは、書類を1枚、片面ずつガラス面に置いてスキャンしますが、ドキュメントスキャナーの場合は、何枚もの書類をまとめてセットすれば、1分間に最大20枚まで、両面を同時にスキャンできます。これならば、大量の書類をスキャンすることも苦になりません。

また、書類中の文字を認識してテキストデータ化する機能（OCR：光学文字認識）も搭載しています。例えば「横浜への旅行」について書かれた書類をスキャンしたら、後で「横浜」、と検索することで、その書類のデータをすぐにみつけることが可能になります。

• 富士通WEBMART「カラーイメージスキャナ ScanSnap（スキャンスナップ）」