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  5. かさばる「紙」を徹底スリム化!「ScanSnap」でデジタル保存しよう(1/3)

書類をデジタル保存する、3つのメリット

デジタル保存で片付けが進み、データを有効活用できる

紙をスキャンして、デジタル保存する――ちょっとめんどうだなと感じる人もいるかもしれませんが、現在、多くの会社や個人が、書類の「情報」の整理法として取り入れています。そのメリットは、主に3つあります。

(1)「情報」をパソコンに保存することで紙が不要になり、捨ててしまえる

スキャンした書類を思い切って捨ててしまえば、机の周りや書類キャビネットの片付けが進みます。「いつか必要になるかもしれないから……」と何年もしまったままの書類も、スキャンしてから捨ててしまえばスッキリと片付けることができ、必要になったときにはすぐに取り出せます。

(2)紙の物理的な破損や紛失を心配しないで済む

デジタル保存した書類の情報は、紙が破れたり、色があせてしまったり、といった物理的なダメージを心配する必要がなくなります。

(注)一方で、デジタル保存したファイルを誤って削除したり、パソコンのハードディスクが故障したりしてしまったら、情報を失うことになります。デジタル保存したファイルは必ずバックアップを取り、大事に保管しましょう。

(3)デジタル保存したファイルは検索がしやすい

パソコンのファイルは、簡単に検索できることも大きな魅力です。スキャンするときに書類に書かれた文字を認識しておき、後から検索することも可能です(ただし、すべての文字を完全に認識できるわけではなく、印刷状態が悪い文字や、手書きの文字などは認識できないこともあります)。

より確実に検索したい場合には、ファイル名などにキーワードを設定しておくこともできます。例えば数年前の町内会の会計資料を取り出したいという場合、書類であれば、どこに置いたかを思い出し、書類の束をひっくり返して探さなければなりません。しかしデジタル保存するときに「平成22年度町内会会計」のようなファイル名を付けておけば、何年か後でも「平成22年 町内会」とキーワードを入力するだけで、すぐに見つけられます。

「情報」がデジタル化され、机やキャビネットの書類が片付いているイメージ画像

「情報」がデジタル化されたことで、机やキャビネットの書類が片付きます。

ドキュメントスキャナー「ScanSnap S1500」の実力

1分間に最大20枚のスキャンができ、文字認識機能も

今回はPFUのドキュメントスキャナー「ScanSnap S1500」を利用して、紙をデジタル化し、保存する方法を今回は解説します。「ドキュメントスキャナー」とは、大量の書類を効率よくスキャンできる機能を持ったスキャナーです。

多機能プリンターのスキャナーは、書類を1枚、片面ずつガラス面に置いてスキャンしますが、ドキュメントスキャナーの場合は、何枚もの書類をまとめてセットすれば、1分間に最大20枚まで、両面を同時にスキャンできます。これならば、大量の書類をスキャンすることも苦になりません。

また、書類中の文字を認識してテキストデータ化する機能(OCR:光学文字認識)も搭載しています。例えば「横浜への旅行」について書かれた書類をスキャンしたら、後で「横浜」、と検索することで、その書類のデータをすぐにみつけることが可能になります。

ScanSnap S1500(Windows®モデル)のイメージ画像

ScanSnap S1500では、上部の原稿トレイにセットした書類を次々とスキャンしてデジタル化します。

スキャンのためにあると便利なもの

ScanSnap S1500で書類をスキャンするために、いくつかの文房具をそろえておくと便利です。まずは、書類を切るために必要なカッターと定規。必要な部分だけを切り抜いたり、製本された書類を分解する際に利用します。定規は金属製か、金属のガイドが付いてカッターで切ってしまわないようになっている製品がおすすめです。

また、ステープル(ホチキス)で綴じられた書類は、爪などで外そうとすると思わぬケガをしてしまうこともあります。ステープルリムーバー(針外し)を用意しておきましょう。ステープルにリムーバーが一体化された製品もあります。

書類をスキャンしやすく整えるための、カッターなどの道具をそろえているイメージ画像

書類をスキャンしやすく整えるための、カッターなどの道具をそろえておくと作業がはかどります。