しっかりバックアップで安心アップ 〜これからの働き方とバックアップ〜

1万一のデータの「備え」、できていますか？

プレゼン資料や見積書、挨拶状……。オフィスで扱う内部向け、外部向けのさまざまな書類は、今や多くがデジタルデータとなっています。日々膨大な点数のファイルが作られているのはもちろん、最近はパソコンや周辺機器が高性能になったこともあり、目を引く画像や動画を埋め込んだりすることで、1点1点のファイル容量も大きくなる傾向にあるといえます。

さらに「働き方改革」を推進していくうえで、ネットやデジタルデバイスを活用することで、場所にとらわれない働き方が広がっていくといわれています。今後ますます業務のデータ化が進んでいくのです。

それだけに、万一のトラブルでデータが消えてしまったら大変です。明日に迫ったプレゼンの準備をやり直したり、膨大なリストをもう一度入力したり……。契約書や発注書がなくなったとしたら、必要な支払いもストップしてしまうかもしれません。

万一の事態――。それは「うっかり」の操作ミスでデータを削除したり上書きしたりすることからはじまり、火災、災害など不可抗力の出来事で、パソコンやデバイスが破損するようなケースもあるでしょう。もちろん、危険なマルウェアに感染してデータが消去されてしまうことも考えられます。

仕事で使うファイルは自分の担当業務のみならず、いわば会社の大事な資産といえます。万一に備えるためには、何に気をつければ良いのでしょうか。パソコンに詳しい方にとっては聞き飽きたことかもしれませんが、やはり最善の対策は「定期的なバックアップ」。基礎的な必要なファイルや、システムそのものをバックアップしておくことが大切です。

折しも2017年5月には、ランサムウェア「WannaCry」が世界150カ国に広がり、深刻な被害をもたらしました。ランサムウェアとはWindowsの脆弱性を突いてパソコンのデータを暗号化してしまい、元に戻すために"身代金"を要求するもの。今回は各国の政府機関や企業、医療機関を中心に狙い、多額の現金をゆすり取ろうと画策していたようです。サイバー犯罪者が組織立って動いたといわれていますが、目的や経路ははっきりとは分かっていないのが現状です。

被害が比較的少なかったといわれる日本でも、大企業を含む数十社でWannaCryへの感染が明らかになりました。全国ニュースにもなったので記憶している人も多いのではないでしょうか。このようにパソコンのデータやシステムが使えなくなったら、業務が大きく滞ってしまうのは予想がつくとおりです。

現代のビジネスに、電子デバイスやインターネットが欠かせない以上、こうした脅威は今後もなくならないでしょう。いま企業や官公庁をはじめ、あちこちでこうした被害を防ぐためにいっそうのセキュリティ強化が始まっています。

しかし、もともと厳しいセキュリティ対策を行ってきたような大企業でもWannaCryへの感染が広がったように、今後も新しい脅威がセキュリティの“防壁”をすり抜けてくる事態を想定しておかなければなりません。そこでデバイスやデータをガードするためのセキュリティ対策とともに、リカバリーするためのこまめなバックアップが重要になってきます。

2複数の手段でバックアップを

緊急時にビジネスをすばやく復旧するために、定期的なバックアップは大切です。バックアップの方法は勤務先でルールがあればそれに従い、定められていないようなら業務内容や働くスタイルを踏まえて、利用しやすく安全性が高い手段を選びましょう。

最近普及が進んでいるクラウドストレージはどこにいても活用でき、スマホやタブレットからもアクセスできるなど、働き方が多様化する時代にもぴったりです。もしかするとプライベートのスマートフォンで、クラウドストレージにバックアップを取り、そこからデバイスを復元した経験をしたことがあるのではないでしょうか。こうしたクラウドを利用したバックアップができる、法人向けのサービスが増えてきています。一般論として運営元がしっかりとした法人向けのサービスであれば、一定のセキュリティは確保されているでしょう。ますますの充実を期待したい分野です。

またより基本的で安全性が高いのは、外付けハードディスクといった外部記憶媒体への保存です。外部にバックアップを取るため、デバイス本体がマルウェアに感染しても、元の状態に戻す助けになります。ただしデバイスやネットワーク環境に接続するのはバックアップを取るときだけにして、不要なリスクを避けるのがポイントです。

Windows標準のバックアップ機能を使えば、初心者の方でも比較的簡単に、外部記憶媒体にバックアップイメージを作成することができます。［スタート］ボタンを選び、［設定］→［更新とセキュリティ］→［バックアップ］→［ドライブの追加］の順に選んで、バックアップ用の外部ドライブまたはネットワークの場所を選びます。マイクロソフト社のホームページでも設定方法・復元方法が紹介されていますので、参考にしてみてください。

そしてバックアップからの復元作業をする際には、もしランサムウェアなどのマルウェアに感染した後なら、まずはデバイス本体を一度初期化してください。どこにマルウェアが残っているか分からないので、完全に駆除する必要があるのです。

いずれにしてもこのタイミングで、プライベートも含め、バックアップについてももう一度見直してみることをおすすめします。今回ご紹介したもののほかにも、バックアップの専用ソフトウェアを使うなど、さまざまな選択肢があります。複数の場所にバックアップをとっておけば、確実にデータを残す確率が上がり安心でしょう。