おどろくほど作業が速くなるキーボード操作テクニック（1/2）

通常はマウスでメニューを操作して呼び出す機能を、キーボードのいくつかのキーを組み合わせて押すことで呼び出すことを、ショートカットキーと呼びます。その名前のとおり、メニューを選んだり、アイコンのある場所までマウスポインターを動かしたりといった操作の近道（ショートカット）ができます。

私たちがふだんパソコンを利用しているとき、操作のためにマウスを動かしている時間は、意外と長いものです。その時間を短縮し、作業の効率アップを図るのが、ショートカットの機能です。同じ操作をマウスで行う場合とショートカットを利用して行う場合とで、どれくらいの差が出るかを見てみましょう。

まずは、編集中の文章の前後を入れ替える作業をやってみます。ここではワードを例にして説明しますが、これらのショートカットキーは、Windowsのほとんどのソフトで共通して利用できます。

これは、次の2ステップの作業で成り立っています。

1. 前の文章を選択して［切り取り］する
2. 次の文書のうしろに［貼り付け］する

［切り取り］と[貼り付け］にそれぞれショートカットキーを利用した場合と、マウスでメニューを選択した場合を比較してみましょう。

アイコンをクリックする0.5～3秒が、ほぼゼロに！

切り取る文章を選択したあと、マウス操作で切り取りを行うためには、文章の位置から画面上部にマウスポインターを動かし、［切り取り］をクリックします。

マウスポインターの移動には、0.5秒ほどの時間が必要です。リボン（メニュー）が別のタブに切り替わっていたり、[切り取り］のアイコンにうまく合わせられなかったときには、2、3秒かそれ以上かかってしまう場合も……。しかしショートカットキーならば、マウスポインターのある位置もリボン（メニュー）のタブにも関係なく、［Ctrl］キーを押しながら［X］キーを押すだけ。キーを押す操作だけで次の作業手順に進めます。

貼り付けの操作も同様です。マウス操作で貼り付けを行うためには、文章の貼り付ける位置をクリックしてから画面上部の［貼り付け］をクリックするため、マウスの移動が必要です。しかしショートカットキーならば貼り付ける位置をクリックして［Ctrl］＋［V］キーを押すだけで完了します。

ショートカットキーの操作は、［Ctrl］キーを押しながら［X］キーを押すだけ。右手でマウスを操作しながら左手をキーの上に置いておけば、操作のための時間は0.1秒も必要ありません。

［貼り付け］のためのショートカットキーは［Ctrl］＋［V］キー。［Ctrl］キーは押したまま、［X］から2つ右のキーに指を動かすだけです。

ワードで文章のパーツをコピーして複数、例えば5カ所にコピーしたい、という場合、マウスで位置を選択してリボン（メニュー）の［貼り付け]をクリックして……という操作では、マウスをあちこちに動かして何回もクリックしなければならず、手首や指が疲れてしまうほどです。

5カ所に複製する作業は、10秒から5秒に！

連続して貼り付けを行う場合、貼り付ける位置をクリックして選択し、［貼り付け］をクリックするという作業に、1ヶ所あたり2秒程度が考えられます。このような作業にショートカットキーを利用すれば、マウスは貼り付ける位置を連続して選択するだけでいいため、1カ所あたり1秒程度に時間を短縮できます。

また、貼り付ける前のコピーの操作でも、コピーしたい部分を選択してリボン（メニュー）の［コピー］をクリックするのでなく、［Ctrl］＋［C］キーを押しましょう。ここでもショートカットキーで時間を短縮できます。

見出しや文章の一部を選択してから［Ctrl］＋［C］を押すと、選択した部分の文章をコピーできます。

文章の複数の場所に同じ書式の見出しを付けたい、というような場合、マウスの操作で貼り付ける位置を選択しながらショートカットキーで貼り付けを行うことで、作業効率がよくなります。

ショートカットキーは、このように、細かな作業の時間を少しずつ短縮できます。1回で短縮できるのは数秒でも、いずれも利用する機会の多い操作ですから、全体の作業量が多いほど、何分～何十分という、大きな効果になります。

覚えるのも難しくはないので、はじめは、意識的に少しずつ作業の中に取り入れるようにしてみましょう。やがて手になじんでくると、［切り取り］や［コピー］をするときに、無意識に手が動くようになってきます。