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らくらくOutlook 2010活用術
一歩すすんだメール整理・表示・検索ワザ！（2/2）
目的のメールを素早く探そう
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メールに色を付けて分類したり、フォルダーに仕分けたりしても、大量のメールの中から瞬時に目的のメールを探し出せないことがあります。素早く効率よくメールを探すために、検索機能を利用しましょう。
フィルター処理から素早くメールを絞り込もう
フィルター処理を実行すると、「未読のメール」「添付ファイルのあるメール」など、条件にあうメールのみを絞り込んで表示できます。
「ホーム」タブの「検索」グループの「電子メールのフィルター処理」ボタンをクリックします。絞り込んで表示したいフィルターをクリックします。添付ファイルのあるメールだけを表示したい場合は「添付ファイルあり」をクリックします。
フィルター処理が実行され、添付ファイルのあるメールのみが表示されます。［検索］タブに切り替わります。絞り込みの条件を追加したい場合は、「絞り込み」グループで条件のボタンをクリックします。「フラグあり」をクリックします。
「添付あり」で「フラグあり」の条件を満たすメールのみが表示されます。「検索結果を閉じる」ボタンをクリックすると、「検索」タブが非表示となり、「ホーム」タブに切り替わります。
検索フォルダーを利用して条件にあうメールを絞り込んで表示しよう
検索結果を保存しておきたいときなどは、「検索フォルダー」を利用しましょう。頻繁に利用する絞り込み条件なら、つど検索を実行するよりも便利です。ここでは、分類した色の検索フォルダーを追加する方法を紹介します。
「検索フォルダー」を右クリックして「新しい検索フォルダー」をクリックします。
「新しい検索フォルダー」画面の「メールの整理」で「分類されたメール」を選択し、「選択」ボタンをクリックします。
「色分類項目」画面が表示されます。絞り込みたい色名の□をクリックしてチェックを付け、「OK」ボタンをクリックします。
「新しい検索フォルダー」画面に戻るので、「OK」ボタンをクリックします。
検索フォルダーが追加され、指定した色のメールが検索されて表示されます。
検索条件を設定しよう
複数の条件が設定された検索フォルダーを追加したいときは、検索フォルダーをカスタマイズして条件を登録します。
「検索フォルダー」を右クリックして「新しい検索フォルダー」をクリックします。
「新しい検索フォルダー」画面の「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択し、「選択」ボタンをクリックします。
追加する検索条件の名前を入力し、「条件」ボタンをクリックします。
「検索フォルダーの条件」画面が表示されるので、条件を設定して「OK」ボタンをクリックします。
「検索フォルダーのカスタマイズ」画面に戻るので、「OK」ボタンをクリックします。
「新しい検索フォルダー」画面に戻るので、「OK」ボタンをクリックします。
新たに検索フォルダーが追加され、条件にあうメールの検索結果が表示されます。
楽しい飾りや写真入りメールを送ろう
Outlook 2010でも、その他のメールソフトと同様に、文字を飾ったり、写真の入ったメールを作成できます。文字だけのメールよりも気持ちを伝えやすく、受け取る相手にも楽しんでもらえるメールになるでしょう。
なお、写真を送信する際には、画像サイズに気をつけましょう。あまり大きなサイズの画像を添付してしまうと、相手側の使用しているプロバイダーによっては受信できなかったり、受信できたとしても、ものすごく時間がかかってしまうことがあります。
デジタルカメラの写真を送信しよう
Outlook 2010の「ホーム」タブで「新しい電子メール」ボタンをクリックしてメール作成画面を開き、「挿入」タブの「ファイルの添付」ボタンをクリックします。
「ファイルの挿入」ダイアログボックスが開くので、添付したいファイルを選択して「挿入」をクリックします。
ファイルが添付されます。
さらに、HTML形式のメールでは、本文の中に写真を挿入できます。例えば、写真の下に説明文を書き込めば、相手に伝わりやすくなります。
Outlook 2010の「ホーム」タブで「新しい電子メール」ボタンをクリックしてメール作成画面を開き、「挿入」タブをクリックします。本文の写真を挿入したい位置をクリックして指定し、「図」グループの「図」ボタンをクリックします。
「図の挿入」ダイアログボックスが開くので、挿入したい写真を選択して「挿入」ボタンをクリックします。
写真が挿入されます。「書式」タブの「図のスタイル」グループで写真に縁飾りを設定したり、「配置」グループで写真の配置を設定できます。
まとめ
Outlook 2010には効率的にメールを送受信・管理できる便利な機能がたくさんあります。ぜひ活用してください。内容に応じてメールを分類するだけでも、メールのやり取りの流れを把握しやすくなります。Outlook 2010を使いこなして、“うっかり”を防ぎ、スマートなメール生活を送ってください。
Outlook 2010の操作や設定に関してご不明な点がございましたら、マイクロソフト社の下記ページをご覧ください。
- 製品情報/Outlook（日本マイクロソフト株式会社のサイトを開きます）
