知らないと恥ずかしい！？メールを送るときに気をつけたいポイント（2/2）

メールは一人の相手だけでなく、一度に複数の人に同じメールを送ることができます。これを同報送信といいます。一人一人に別々にメールを送る必要がないので、連絡事項などを送る際には非常に便利です。

ただし、相手先として一度にいろんなメールアドレスを指定するということで、気をつけなくてはならないこともあります。

同報送信で送られてきたメールに返信する際に気をつけてほしいのは、「返信」と「全員に返信」の選び間違いです。Windows Liveメールの場合、［ホーム］タブに［返信］と［全員に返信］という2つのアイコンが用意されています。

［返信］をクリックすると、送ってきた相手だけが宛先に指定された「メッセージの作成」画面が表示され、［全員に返信］をクリックすると、そのメールが送られている人全員（ただし、BCCで送信されている人以外）が宛先やCCに指定された「メッセージの作成」画面が表示されるというわけです。

例えば会議の出席可否など、グループ全員で情報を共有したいと思って同報送信で送られてきたメールに、「返信」でメールを送ってしまうと、送ってきた本人だけにしかその情報が行かないことになります。逆に、送られてきたメールについてちょっとした質問をするのに、「全員に返信」でメールを送ると、本来関係ない人にまで送られてしまい、誰に質問しているの？ということになってしまいます。

誰が送ってきたメールで、宛先やCCにはどういった人たちが設定されているのかは、メールを選択すると表示されるので、返信を送る際には必ず確認し、「返信」か「全員に返信」かを選ぶようにしましょう。

メールを選択すると、送信者と宛先、CCが表示されます。

［返信］をクリックすると、送信者だけが［宛先］に設定された「メッセージの作成」画面が開きます。

同報送信をする場合にも気をつけたいことがあります。それは送信相手の指定方法です。送る相手がみんな知っている人どうしならば問題ありませんが、お互いは知らないかもしれない、または知り合いではあるけれど、メールアドレスを交換するほどかどうかはわからないという場合に、何も気にせずにいっせいに送信してしまうと、メールアドレスの漏洩につながってしまうことがあるからです。

先ほど見たように、メールを選択すると、そのメールに設定されている宛先、CCの情報が表示されます。相手先のメールアドレスが全部わかってしまうわけです。メールアドレスは個人情報ですから、勝手にいろんな人に教えてもらいたくはないですよね。メールを送信する側としても、そのあたりには充分注意したいものです。

では、どうしたらいいのでしょうか？それにはBCCを利用します。BCCに設定されたメールアドレスは、他の送信者にはわからないようになっています。いっせい送信する相手のメールアドレスをBCCに設定することで、他に誰に送られているのかをお互いに知らせずにメールを送れるのです。なお、メンバー全員をBCCにする場合は、宛先に自分を設定しておくといいでしょう。

「メッセージの作成」画面で、「CCとBCCの表示」をクリックします。

「CC」欄と「BCC」欄が表示されました。

他の送信者にわからないようにしてメールを送る場合は、「宛先」に自分を設定し、「BCC」で指定します。

BCCを利用して送られてきたメールです。BCCに設定されていた人たちの情報は表示されていません。

メールのマナーには他にも注意することがあります。アドレス帳を利用する際の注意点、そして送られたはずのメールが見当たらないときに気をつけてもらいたい点についてもふれておきましょう。

ほとんどの人が、知り合いのメールアドレスをアドレス帳に登録していることでしょう。宛先を指定するときに、アドレス帳から設定すれば簡単です。ただし、登録する際には注意してほしいことがあります。

アドレス帳には、相手の氏名の他に、「ニックネーム」を登録することができます。この「ニックネーム」が実はくせ者なのです。

ニックネーム＝あだ名ということで、単純に相手のあだ名を入れてしまったり、一目でわかりやすいようにと、例えば「こわもて」とか「いばってる人」などといったような変な言葉で登録してはいけません。

実はこのニックネーム、送信した相手先に表示されてしまうのです。表示されたほうとしては、いい気持ちがするわけがありません。特に仕事上の相手だったとしたら、失礼極まりありませんよね。ぜひ登録する際には気をつけてください。

アドレス帳で登録する際、「ニックネーム」に変な言葉を登録します。

「メッセージの作成」画面で、「宛先」をクリックし、アドレス帳から相手先を設定します。

メールを作成し、送信します。

送信されたメールです。メールの情報が表示されている部分に、登録してあるニックネームがそのまま表示されてしまっています。

相手先からメールを送りましたといわれたものの、受信トレイには見当たらない。そんな経験はありませんか？そんな場合は、相手先に連絡する前に、ちょっと「迷惑メール」フォルダーをのぞいてみましょう。意外と勝手に迷惑メールとして分類されてしまっていることがあります。

ほとんどのメールソフトは、迷惑メールを自動的に判断し、別のフォルダーに移動してくれます。迷惑メールとして判断するためのルールはソフトによっていろいろですが、メールの内容がこのルールに抵触してしまうと、受信トレイではなく、迷惑メールフォルダーに移されてしまうのです。

送られたメールが受信トレイに見当たりません。「迷惑メール」に新しくメールが入っているようなので、クリックしてみます。

探していたメールが迷惑メールフォルダーに入っていました。

このメールを受信トレイに移動したい場合は、選択した状態で［ホーム］タブの［迷惑メールではないメール］をクリックします。

指定したメールが受信トレイに移動されました。