マナー違反していませんか？知っているようで知らないメールのマナー（1/2）

メールを書くときに「これだけは注意してみよう」というマナーを5つご紹介します。

操作説明のメールソフトとして、Windows 7にプレインストールされている「Windows Live メール」を使用していますが、「Outlook」や「Windows メール」など、他のソフトでもメールのマナーは基本的に同じです。

画像やWordの文書など、ファイルをメールに添付して送信する場合、添付するファイルのサイズ（大きさ）に気をつけましょう。特にデジタルカメラで撮った写真の画像は、ファイルサイズが比較的大きくなる傾向があります。

メールでスムーズに送受信できるファイルサイズは、インターネット回線にもよりますが、約1MB程度と考えると良いでしょう。動画などは、1MBを超えることがほとんどなので、添付ファイルとして送付することはお勧めしません。

ファイルサイズを確認するには、添付したいファイルが保存されているフォルダーを開き、ファイル名にマウスポインターを合わせます。

サイズが大きいファイルをメールで送信する方法については、次のQ&Aをご覧ください。

• 添付ファイルのファイルサイズを小さくして、メールで送信する方法を教えてください。

メールを作成するとき、送信先のメールアドレスは、「宛先」欄に入力するのが基本です。しかし、この「宛先」と、「CC」「BCC」を上手く使い分けると、メールの重要度や知人のメールアドレスの情報保護などに配慮したメールの送信ができます。

「CC」とは写しを送る送信先（Carbon Copyの略）のことであり、「BCC」は他の送信者に隠して写しを送る送信先（「Blind Carbon Copy」の略） のことです。

例えば、グループ内で「鎌倉に行こう」というイベントの企画があり、その参加者に集合時間についてのメールを送る場合を考えてみましょう。イベントには参加しなくても内容を知っておいて欲しいグループの代表者にも、参考までにメールを送ることにします。

この場合、まず「宛先」には、イベントに参加するメンバーのメールアドレスを入れます。そして「CC」に、グループの代表者のメールアドレスを入力します。これにより、「CC」でメールを受け取ったグループの代表者に、「参考のために写しを送った」という送信者の意図を伝えることができます。

「宛先」や「CC」欄は、入力したメールアドレスが送付先にすべて表示されます。一方、「BCC」欄に入力されたメールアドレスは送付先に表示されません。メンバー同士が知り合いではない場合や、誰にメールを送ったのか知られたくない場合は、「BCC」を利用するとよいでしょう。

メールの形式には大きく分けて「テキスト形式」と「HTML形式」があります。Windows Live メールでは既定値の「テキスト形式」でメールが作成されます。メールはテキスト形式で送信するのが基本マナーです。

HTML形式のメールでは、文字に飾りを設定できたり、写真や画像をメール上に表示したりと、表現力豊かなメールができるのですが、稀（まれ）にウイルスを伴ったメールとなってしまったり、相手先のインターネット回線の速さによってはメールの表示に時間がかかってしまったりすることもあります。また、相手側のメールソフトの設定によっては、正しく表示されない場合もあります。

メール本文を飾る必要がなければ、「テキスト形式」で作成して送付をしましょう。