3つのルールを覚えるだけ！これであなたもファイル整理の達人（1/3）

ファイルが散らかってしまうことの原因の多くは「ファイルを扱うルールが決まっていない」ケースです。
例えば、友達の田中さんに送るための手紙をワードで作成した場合を考えます。そのワードファイルを保存する際、どのような名前を付けて、どのフォルダーに保存するでしょうか？

散らかってしまう人は、あるときは「tanaka」というファイル名を付けてデスクトップに保存し、あるときは「田中さんあて」として、マイドキュメントに保存したりします。つまり、ファイル名の付け方や保存のしかたが決まっていないわけです。
これでは、散らかってしまうのも無理はありません。

ファイルを整理するために、ここではシンプルな3つの「ルール」を作ります。
それだけで、ファイルの整理はずっと簡単になり、自然と、散らからないようにできます。では、早速始めましょう。

ファイル名を付けるルールは「日付」+「ファイルの種類」としましょう。友達の田中さんに送るための手紙をワードで書いたのが3月2日ならば、「20120302_手紙」のようにします。
このようにすれば、パソコンでは日付別にファイルが並び、同じ日付ならば種類順にファイルが並びます。きれいに整理された書類入れのように、わかりやすくなります。

このときに意識して決めておきたいのが、日付と種類の付け方、そして、間に入れた「つなぎの記号」の、3つのルールです。

日付はファイルの完成日、または使う日を、ケタ数を決めて入れる

日付は、「20120302」のように年を西暦4ケタ、月、日をそれぞれ2ケタで入れます。ファイル名が長くなるのがいやだったら、西暦の下2ケタでもかまいません。ケタが空くときは、例えば「3」なら「03」のように必ずゼロを入れます。そうすれば日付順にきれいに並びます。

入れる日付は、そのファイルの更新日、または利用する日にしましょう。家計簿など継続的に追記する必要のあるファイルであれば、最後に更新した日の日付を入れることでわかりやすくなります。一方、旅行の行程表など決まった日に利用するためのファイルであれば、作成した日付よりも利用日を入れた方が、後々、いつの書類だったかがわかりやすくなります。

「つなぎの記号」を決める

上に紹介した例では「20120302_手紙」と、種類と日付の間をアンダーバー（_）でつなぎました。よく使われるつなぎの記号は、ハイフン（-）かアンダーバーです。記号なしでも問題はありませんが、あったほうがファイル名が見やすくなります。

種類はできるだけ簡潔に。日本語か英語かを決める

種類は、例えば「手紙」「家計簿」「パンフレット」のように、そのファイルが何だかわかる簡潔な単語を使います。このとき、日本語で「手紙」、英語で「letter」、またはアルファベットで「tegami」とする方法があります。基本的には日本語が使いやすいでしょう。