3つのルールを覚えるだけ！これであなたもファイル整理の達人（2/3）

1つのフォルダーにたくさんのファイルがあると、それだけで「散らかっている」ように感じられてしまいます。1つのフォルダーに入るファイルを多くても20本程度にすることを目安に、分類のしかたを考えていきます。

まずは用件ごとにフォルダーを分ける

まず、用件ごとにフォルダーを分けます。例えば「手紙」というフォルダーを作ったら、手紙のワード文書だけでなく、下書きや、手紙に貼り付ける写真のデータなども同じフォルダーに入れるようにします。用件に関連したものはひとまとめにしておいたほうが、わかりやすいためです。
町内会の定例の会合に合わせて、町内会報を作ったり名簿を作ったり、イベントの企画書を作ったりする、というように関連性の高い用件がたくさんある場合には、それらをまとめて「町内会」フォルダーに入れましょう。

通し番号を使うのも便利な方法

パソコンでは、何も設定しない場合、ファイルやフォルダーは名前順に並びます。この特性をうまく利用するために、数字を上手に使いましょう。フォルダーの数が多くなってきたときには、自分にとって重要な順（よく利用する順など）にフォルダーが並ぶように、通し番号を付けると便利です。
番号はケタ数を決めて、例えば2ケタであれば「01」「02」のように、空いたケタをゼロで埋めます。これは、きれいに並べるための基本的なワザです。

繰り返す用件は、期間で（月ごと、年ごとなど）分ける

ファイルには、定期的に繰り返す用件に関連して定期的に作るものが多くあります。例えば「町内会」であれば、月ごとに会報を作ったり、経理関係の書類を作ったりするケースが多いでしょう。
このような場合、月ごとに「201201」～「201212」というフォルダーを順次作って、月ごとにファイルを分けるようにします。

「手紙」のようなものは必ずしも定期的には繰り返さないかもしれませんが、月ごとにフォルダーを分けて整理しておけば、わかりやすくなります。月に1通書くか書かないかぐらいで数が少ない場合には、年ごとのフォルダーを作ってみましょう。

「旅行」のような用件では、定期的に繰り返していなくても、例えば「201108_ハワイ」「201201_台湾」のように、毎回の旅行に行った月と、行き先のメモを付けた「月_行き先」のようなフォルダーを作って整理することで、わかりやすくなります。

ファイルが多い用件は、細かい用件に分ける

期間で区切っても、その期間のファイルが多すぎるという場合には、細かい用件で分けましょう。例えば「町内会」-「201203」フォルダーの下に、「01_名簿」「02_会報」「03_決算書」「04_議事録」のようなフォルダーを作っていく形です。
「旅行」だったら、事前に計画を立てるために使った「資料」、持参した「計画表」、撮影した「写真」のようなフォルダー分けが考えられるでしょう。