3つのルールを覚えるだけ！これであなたもファイル整理の達人（3/3）
［ルール3］バックアップのルールを作る
年に1回、ファイル整理のためにバックアップをしよう
バックアップというと、ハードディスクの故障など万が一の事態のための対策として行うものが思い浮かびますが、ここで行うのはファイルをバックアップして、もう利用する機会がなくなった古いファイルはハードディスクから消すという、整理のためのバックアップです。
いつバックアップをして、どれだけ古いものを消すかを決める
実質的に利用する機会のない古いファイルがいつまでも残っていると、どうしてもハードディスクの中が雑然とした状態になってしまいます。また、月日が経つほどハードディスクが圧迫されることも問題です。
そこで、例えば「マイドキュメント」に多くの文書ファイルを作成している場合は、年末や年度末などのタイミングで「マイドキュメント」内のすべてのファイルをDVD-Rなどの外部媒体にバックアップします。そして、パソコン内から一定期間より古いファイルを削除してみましょう。かなりスッキリとした状態になり、ハードディスクの空き容量も確保できます。
期間ごとにフォルダーを分けていれば、このようなとき、該当する期間のフォルダーをまとめて簡単に削除できるので、便利です。ただし、パソコン内からファイルを削除するのは、バックアップが正常にとれていることを確認してからにしましょう。
何にバックアップして、どこに置くかを決める
定期的なバックアップは、DVD-Rなどに取って、パソコンの横の本棚など、決まった場所に置くことを決めておきましょう。
このとき、ディスクのラベルには「2012年3月31日のバックアップ」のように、バックアップをした日付を書いておきます。
ここまでができれば、ファイルを作るときから、ファイルをバックアップして不要になったら削除するところまで、一連の整理が、きちんとできたことになります。
年に1回DVD-Rなどにバックアップを取り、決まった場所に保存します。そして、マイドキュメントから古いファイル、フォルダーを削除しましょう。
［ルール3］のポイント
- 年に1回、バックアップするタイミングを決める
- 過去のどれだけの期間のファイルを残すか決めて、古いものは削除する
まとめ：ファイル整理のワザと、応用のポイント
ここまで3つのルールを紹介してきました。バックアップのルールはちょっと異なりますが、ファイル名とフォルダー分けのルールには、いくつか共通するポイントがあります。
- ［名前］日本語か英語か、またはアルファベットかを決める
- ［日付］ケタをそろえた年月日を付けると、並び替えや一定期間での掃除（削除）がやりやすい
- ［つなぎの記号］アンダーバーかハイフンかを決める
- ［通し番号］名前を任意の並び順にしたいときは、ケタをそろえた通し番号を使うと便利
ファイル整理に慣れてきたら、「ここはファイル名にも通し番号を付けると便利だな」とか、「このファイルはフォルダーで月ごとに分けているから、ファイル名には日付がなくても混乱しないな」と思う場面もあるかもしれません。そのようなときは応用テクニックとして、ファイル名やフォルダー名のつけかたを変えていってみてください。
写真や動画、音楽も同じように整理できる
ここでは文書ファイルを主な対象として解説しましたが、写真や動画、音楽も、同じようなルールで整理できます。
撮影した日別のフォルダーに分けることで、後日見返すことや、バックアップを含めた整理がやりやすくなります。FMVに搭載されている写真取り込みソフト「マイフォト」では取り込んだ写真を自動的に日付別のフォルダに格納するので簡単です。
