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  5. エクセル・ワードの文書をPDF形式にして使う!(1/2)

エクセル2007やワード2007でもPDF形式の保存ができる

エクセル2007やワード2007のService Pack 2 (SP2) 以降なら、PDF形式の保存が可能です。もし、この機能がない場合には、マイクロソフトが提供する拡張機能ツール(アドイン)をインストールすることで、利用可能になります。

PDFって何?誰にでも見てもらえるの?

最近では、ソフトウェアや周辺機器のマニュアルもPDF形式のデータファイルで配布されることが増えました。PDF形式の文書は、無料のリーダーソフトさえあれば、Windows 7、Vista、XPなどOS(基本ソフト)のバージョンが異なる場合や、Mac OSなど違うOSの環境でも見ることができます。エクセルやワードで作成した書類でも、PDF形式のファイルにすれば、相手がエクセルやワードを持っていなかったり、ソフトウェアのバージョンが古くても、見てもらえます。

富士通のパソコンには、最初からリーダーソフトの「Adobe Reader」(アドビ・リーダー)が入っています。最新版を入手したい場合には、アドビシステムズ株式会社のサイトからダウンロードして、インストールできます。

エクセルで作った文書をPDF形式で保存する

最新のエクセル2010は、PDF形式で保存する機能を最初から備えています。集計表やグラフ入りの文書を作ったら、保存形式として「PDF」を指定しましょう。ここでは、手順を確認しておきます。

エクセル文書の画面イメージ

エクセルを使って、文書を作成しました。

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[ファイル]タブをクリックし、[保存と送信]をクリックしている画面イメージ

[ファイル]タブをクリックし、[保存と送信]をクリックします。

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[PDF/XPSドキュメントの作成]をクリックし、[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックしている画面イメージ

[PDF/XPSドキュメントの作成]をクリックし、[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックします。

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[ファイル名]を入力し、[ファイルの種類]で[PDF(∗.pdf)]が選ばれていることを確認し、[発行]ボタンをクリックしている画面イメージ

[ファイル名]を入力したら、[ファイルの種類][PDF(∗.pdf)]が選ばれていることを確認して、[発行]ボタンをクリックします。

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元のファイルと見比べて、イメージが再現されていることを確認している画面イメージ

[発行後にファイルを開く]にチェックを入れておくと、PDF形式で保存後すぐに、Adobe Readerが起動してファイルが読み込まれます。元のファイルと見比べてみて、イメージが再現されていることを確認してください。

PDF形式で保存したファイルはエクセルやワードで編集できない

エクセルやワードを使ってPDF形式の保存はできますが、読み込むことはできません。後から内容を変更する可能性がある場合、エクセルなら「xlsx」、ワードなら「docx」など、標準のファイル形式でも保存しておいてください。

ワードで作った文書をPDF形式で保存する

エクセルと同様に、最新のワード2010はPDF形式の保存機能を最初から備えています。書式を整えて、写真やイラストを入れた文書もそのままPDF形式で再現できます。

ワード文書の画面イメージ

ワードを使って、文書を作成しました。

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[ファイル]タブをクリックし、[保存と送信]をクリックしている画面イメージ

[ファイル]タブをクリックし、[保存と送信]をクリックします。

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[PDF/XPSドキュメントの作成]をクリックし、[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックしている画面イメージ

[PDF/XPSドキュメントの作成]をクリックし、[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックします。

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[ファイル名]を入力し、[ファイルの種類]で[PDF(∗.pdf)]が選ばれていることを確認し、[発行]ボタンをクリックしている画面イメージ

[ファイル名]を入力したら、[ファイルの種類][PDF(∗.pdf)]が選ばれていることを確認して、[発行]ボタンをクリックします。

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イメージが再現されていることを確認している画面イメージ

元のファイルと見比べてみて、イメージが再現されていることを確認してください。