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  5. なにが変わった?「新しい Office」の便利機能に迫る!〜(2/2)

Office ソフトウェア別新機能紹介

ここでは、新しいOfficeのソフトウェアごとの新機能をご紹介します。Excel、Word、Outlookの順にどのような新機能があるかを見ていきましょう。

Excel 2013の新機能

Excel 2013は、充実した新しいテンプレートから簡単にワークシートを作成できます。また、「クイック分析」の機能を使うことで、書式設定、グラフ化、集計などが簡単に行えるようになっています。さらに、「おすすめグラフ」という機能を利用すればデータに合ったグラフがすぐに作成できます。

豊富なテンプレート

Excel 2013を起動すると、スタート画面が表示されます。ここから数多くのテンプレートが選択できます。

カテゴリに分かれたテンプレートを選択している画面イメージ

Excelを起動すると、テンプレートがカテゴリに分かれて選択できます。

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カテゴリをクリックしている画面イメージ

カテゴリをクリックすると、数多くのテンプレートから、簡単にワークシートが作成できます。

クイック分析レンズ

Excel 2013の新機能「クイック分析」を利用すると、表を瞬時にわかりやすく、見やすく表示できます。表を範囲選択すると、右下に[クイック分析]が表示され、マウスを大きく移動せずに表のセルをわかりやすく色分けしたり、グラフ化や集計ができるようになりました。

[クイック分析]をクリックしている画面イメージ

表を範囲選択すると、[クイック分析]が表示されます。クリックすると、タブで区切られた分析画面が表示されます。

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[書式]を選択している画面イメージ

[書式]では、データバーやカラースケールで値の多い、少ないをデータバーやカラースケールなどで表現できます。

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[グラフ]を選択している画面イメージ

[グラフ]では、グラフウィザードなどを選択しなくても、瞬時にグラフが作成できます。

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[合計]を選択している画面イメージ

[合計]では、計算式を利用し、合計や平均などよく利用される集計を行うことができます。

おすすめグラフ

今まで、グラフを作成するときに、「どのグラフにしたら効果的だろう?」と迷ったことはありませんか?Excel 2013では、範囲のデータを分析し「おすすめグラフ」に効果的にデータをビジュアル化できるグラフを一覧で紹介してくれます。

[挿入]−[おすすめグラフ]ををクリックしている画面イメージ

データ範囲を選択し、[挿入]−[おすすめグラフ]をクリックします。

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[OK]ボタンをクリックしている画面イメージ

データに合うグラフ形式が自動的に判断され、表示されるので、形式を選択して[OK]ボタンをクリックするだけで迷うことなくグラフが作成できます。

Word 2013の新機能

Word 2013は、閲覧モードが新しくなり、文章を読みやすくなりました。また、文書を開いたときに、前回文書を閉じたときの画面の位置に移動することができるようになりました。今まで開けなかったPDF文書も、Word 2013で開いて編集ができるようになりました。

新しくなった閲覧モード

今までの閲覧モードよりも、文字が大きく、行間もあるので読みやすくなっています。図は小さめに表示されますが、ダブルクリックすると画面中央に大きく表示されます。

[閲覧モード]ボタンをクリックしている画面イメージ

画面の[閲覧モード]ボタンをクリックします。

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閲覧モードの画面イメージ

閲覧モードになり、文字が読みやすくなります。画像を大きく表示したい場合は、画像をダブルクリックします。

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画像が大きく表示された画面イメージ

画像が大きく表示されました。

閲覧の再開

文書を保存した時点で、編集していた画面の位置を記憶させておくことができるようになりました。

[前回終了した位置から再開します]と表示されている画面イメージ

保存されている文書を開くと、[前回終了した位置から再開します]と表示されます。

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前回終了した画面に移動した画面イメージ

[前回終了した位置から再開します]をクリックすると、前回終了した画面に移動します。

PDFの編集が可能

今までのWordは、PDFとして保存や閲覧は可能でしたが編集はできませんでした。Word 2013では、PDFの編集ができるようになりました。

[ファイル]−[開く]からドキュメントの場所を指定し、PDF文書を選択している画面イメージ

[ファイル]−[開く]からドキュメントの場所を指定し、PDF文書を選択します。

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PDFのファイルを編集している画面イメージ

Wordの文書を編集するようにPDFのファイルが編集できます。

Outlook 2013の新機能

Outlook 2013では、画面の操作効率がアップするように改良されています。プレビューウィンドウを利用して、メール画面を見ながらスケジュールや連絡先の情報を確認できるようになった他、返信メールが同じウィンドウで送信できたり、スケジュールに天気予報などが表示されるようになっています。

プレビューウィンドウを利用する

Outlook 2013では、プレビューウィンドウのアイコンにマウスポインターを合わせるとそれぞれのプレビューが表示されるので、今までのOutlookのように、画面を切り替えずに情報が参照できます。

今日のスケジュールをプレビューしている画面イメージ

メールを表示しながら、今日のスケジュールを確認したいときは[スケジュール]にマウスポインターを合わせると、今日のスケジュールがプレビューできます。

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スケジュールの詳細を確認している画面イメージ

さらに詳しく参照したい場合は、[スケジュール]アイコンをクリックするか、今日の日付をダブルクリックするとスケジュールの詳細を確認できます。

一画面でメールの返信ができる

Outlook 2013のメールでは、[返信]をクリックすると新しいウィンドウが開かずに、メールの詳細が表示されていた場所(ウィンドウ)で返信画面を作成できます。複数のウィンドウが開かれることがないので、どのウィンドウを利用していたか迷うことがなくなりました。

[返信]をクリックしている画面イメージ

メールを表示し、[返信]をクリックします。

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返信を入力している画面イメージ

メールの返信画面が同じウィンドウに表示されます。返信を入力して送信します。

SkyDriveって何?

SkyDriveは、仮想のデータ保存領域で、1アカウントを作成すると無料で7GB(2013年1月末現在)の領域を利用できます。Windows 8やWindows 7のパソコンだけでなく、Macやスマートフォンなどの携帯電話からSkyDrive上にデータを保存すればどの端末からでもアクセスできます。つまり、データと情報が1台のPCやデバイスに限定されずに利用できます。
新しいOfficeでは、「SkyDrive」にファイルを保存できるように指定できます。

なお、Windows 8以外のOSを利用されているときは、下記のページからデスクトップアプリをダウンロードしてインストールをしておく必要があります。

[ファイル]-[名前を付けて保存]をクリックし、[○○さんのSkyDrive]をクリックしている画面イメージ

Microsoftアカウントでサインインをしておきます。[ファイル]-[名前を付けて保存]をクリックし、[○○さんのSkyDrive]をクリックします。

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[参照]をクリックしている画面イメージ

[参照]をクリックします。

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[保存]をクリックしている画面イメージ

ファイル名を入力して、[保存]をクリックします。

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SkyDriveにサインインしている画面イメージ

別の端末から、SkyDriveにサインインします。

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先ほど保存したファイルが表示されている画面イメージ

[ドキュメント]を確認すると、先ほど保存したファイルが表示されます。ここからファイルを開き、編集をしたりダウンロードしたりすることができます。

まとめ

新しいOfficeは、ユーザーがより直観的に使いやすいように画面デザインが刷新されています。また、簡単に見栄えの良いファイルが作成できるように工夫された新機能が数多くあります。ここでは、代表的な新機能をご紹介しましたが、その他にも数多くの新機能が追加されています。ぜひ、新しいOfficeで作業効率をアップさせてください。