エクセルは、表やグラフ、報告書などのレポートなどを簡単に作成できる優れた表計算ソフトですが、例えば、入力した数字が勝手に四捨五入されたり、先頭の0が消えてしまったりなど、ちょっとした操作で思い通りの結果が得られず、困ることがあります。
今回は、エクセルで困りがちなポイントについて、入力とグラフ、印刷に分けて解決方法を紹介します。
公開日2011年10月26日
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エクセルでは、セル単位で文字列や数値を入力していきます。データ入力の基本をマスターすることで、エクセルの使い勝手は格段にアップします。ここでは、データ入力でよくある「困った」を4つ、解決しましょう。
エクセルでは、セルに入力したデータを確定して再度[Enter]キーを押すと、アクティブセルが下のセルに移動するようになっています。下に向かってデータを入力する場合は便利ですが、左から右に向かって横に入力していきたい場合、いちいちアクティブセルを移動し直さなければなりません。こういう場合は、設定を変更して次に入力したいセルの位置を指定すると、効率的にデータ入力が行えます。
セルの表示形式が初期状態の「標準」に設定されている場合、セルに小数点付き数値を入力すると、セル幅に収まらない小数点以下の桁数は自動的に四捨五入されて表示されます。セル幅を広げれば入力した小数点以下の数値を小数点第9位まで表示できますが、用途によっては実用的な方法とは言えません。こういう場合は、表示形式を「標準」以外の「数値」などに変更しましょう。必要であれば表示したい小数点以下の桁数を指定することもできます。
エクセルでは、セルの表示形式が「標準」や「数値」「通貨」などに設定されていると、数字を入力した場合、先頭の「0」は非表示になるように設定されています。電話番号や認証番号など先頭に「0」が必要な数字を入力する場合は、セルの表示形式を「文字列」に変更してから入力しましょう。
レポートなどの報告書や住所などを入力する場合、同一のセル内に複数の行を入力したいことがあります。このとき、[Enter]キーを押しても改行されず、下のセルにアクティブセルが移動してしまいます。セル内で改行を入れたい場合は、改行を入れたい場所で、[Alt]キーを押しながら同時に[Enter]キーを押します。
セルにメールアドレスやホームページのURLなどを入力すると、自動的に青い文字で表示されて下線が引かれます。このセルをクリックすると、勝手にメールソフトやブラウザーが立ち上がってしまい、困ったことのある人も多いでしょう。これは「ハイパーリンク」といい、メールアドレスはメールソフトに、ホームページのURLはブラウザーにリンクが張られる機能です。場合によっては便利ですが、必要のないハイパーリンクは削除しましょう。まずは、ハイパーリンクを個別に削除する方法を紹介します。ハイパーリンク機能を無効にしたい場合はコラムを参照してください。
ハイパーリンク機能を無効にしたいという場合は、「Excelのオプション」画面で設定を変更します。ハイパーリンク機能を無効に設定すると、以降、入力されたメールアドレスやURLにはリンクが設定されなくなります。なお、設定変更前に入力したメールアドレスやURLなどに設定されたハイパーリンクはそのまま残ります。