知らないと恥ずかしい！？メールを送るときに気をつけたいポイント（1/2）

メールを作成したらすぐ送信！でもそのメール、本当に大丈夫でしょうか？
メールは送ってしまったら最後、訂正は効きません。送る前に、誤字脱字はもちろんのこと、送信先についても一度きちんと確認することをお勧めします。

まず一番大事なのがメールを送る相手先の設定です。これを間違えた場合、宛先不明で返ってくればまだいいですが、違う人に送られてしまうとすぐにはわかりません。もしもメールの内容が内密を要するものであった場合、情報が関係のない人にもれてしまうことにもなります。充分に気をつけましょう。

もらったメールから署名部分をコピーし、文頭に貼り付けます。

きちんと敬称を付けましょう。会社名の「（株）」を「株式会社」に修正する、会社名の略称が使われていたら正式名称に直すなど、細かいところも気を遣いたいものです。

プライベートなメールなら写真などの画像ファイル、ビジネスでのメールなら資料となる文書ファイルや表計算ファイルなど、いろいろなファイルを添付することがありますよね。こういったファイルを添付する際には、きちんと本文にも添付ファイルがあることを明記しておきましょう。
また、送信する前には、以下のことをチェックするようにしましょう。

本文を書いたらパッと送信。そんな作業に慣れていると、添付ファイルを付け忘れたままメールを送ってしまうことがあります。本文中にちゃんとファイルを添付すると書いていたりすると、相手側から「ファイルが添付されていませんが……」なんて返信が返ってくることも。

メールを送信する前には一呼吸。ファイルを添付しているかどうかも確認しましょう。忘れやすい人は、本文を作成する前に、ファイルを添付しておくようにするのも効果的です。

ファイルを添付するには、［メッセージ］タブの［ファイルの添付］をクリックし、添付するファイルを指定します。

ファイルが添付されると、［件名］の下に添付ファイル名が表示されます。送信する前に確認するようにしましょう。

添付ファイルにはどんなファイルを付けてもいいというわけではありません。あまりにサイズの大きいファイルを添付してしまうと、送信、受信するのに時間がかかりますし、相手側のサーバーの仕様によっては、受け取れない場合もあります。

動画ファイルはサイズが大きいので添付ファイルにするのはお勧めしません。また、画像ファイルもサイズが大きくなりがちです。添付するファイルは、だいたい1MBくらいまでに抑えたほうがいいでしょう。

ファイルのサイズは、エクスプローラーで添付したいファイルにマウスポインターを合わせると表示されます。もしも1MB以上ある場合は、ペイントなどの画像処理ソフトで画像サイズを小さくするか、ファイルを圧縮して添付するようにしましょう。

添付ファイルのファイルサイズを小さくする方法については、次のページを参考にしてください。

• 添付ファイルのファイルサイズを小さくして、メールで送信する方法を教えてください。