らくらくOutlook 2010活用術
一歩すすんだメール整理・表示・検索ワザ！（1/2）

メールは日々増えていくばかりで、気がつくと大量のメールがたまっていることも。整理整頓を怠ると、大事なメールも埋もれてしまいます。受信したメールは内容に応じて分類したり、フォルダーに仕分けしたりして、効率的に管理しましょう。

メールは、紫や青、赤、緑など、さまざまな色を付けて分類できます。メールの内容ごとに色を決めておけば、色ごとに並べ替えたり、検索条件に色を指定して、絞り込んだりできます。1つのメールに複数の色を付けることも可能です。

いまは対応できないけど、後で返信するメールには、「フラグ（旗）」を付けましょう。対応を忘れることがないように、アラームで通知したりできます。

受信したメールは、初期設定では「受信トレイ」フォルダーに保存されていきます。フォルダーを作成し、内容に応じてメールを保存しましょう。差出人のメールアドレスや件名から、自動的に指定のフォルダーに仕分けることもできます。

前回「Windows Live メールの使いこなし」でも説明しましたが、届いたメールを開くと、「メッセージ内の画像は自動でダウンロードされません」といったメッセージが表示され、メールのレイアウトが崩れていたり、画像が表示されなかったりすることがあります。Windows Live メールと同様、これは、Outlook 2010が安全のために設定している機能です。

メール本文を装飾して、文字に飾りを付けたり画像を入れたりできる、HTMLメールという形式のメールがあります。見栄えのするメールを作成できて便利なのですが、この仕組みを利用した、ウイルスに感染させるような悪質な迷惑メールも存在します。そのため、最近のメールソフトでは、初期設定で画像が表示されないようにブロックするものがあります。そのような場合は、信頼できる差出人からのメールのみ、きちんと画像が表示されるように設定して、メールを楽しく、安全に利用しましょう。

HTMLメールの差出人が信頼できる場合には、メールの上部にある「画像をダウンロードするには、ここをクリックします。……」をクリックすることで、メールの画像を表示することができます。決められた差出人からのメールの画像を常に表示されるようにしたいときは「ホーム」タブを開き、「削除」グループの「迷惑メール」ボタンをクリックし、「受信拒否しない」をクリックします。差出人が「差出人セーフリスト」に追加され、以降、その差出人からのメールの画像が表示されるようになります。

メールは、初期設定ではHTML形式で表示されるようになっています。けれども、Outlook 2010の設定で「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」にチェックが入っている場合、HTML形式のメールもテキスト形式で表示されます。セキュリティの強化などのために設定を変更したけれど、やはりHTML形式で表示したいという場合には、設定を元に戻してみましょう。